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guide:organisation_de_sortie [2018/11/29 21:40] – [Sorties concernées] celinemguide:organisation_de_sortie [2026/02/13 13:20] (Version actuelle) – modification externe 127.0.0.1
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 Afin d'aider les organisateurs de sorties, ce guide donne quelques conseils et détaille comment Roc14 participe financièrement aux sorties. Afin d'aider les organisateurs de sorties, ce guide donne quelques conseils et détaille comment Roc14 participe financièrement aux sorties.
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 +N'hésitez pas à solliciter le [[contact.sorties@roc14.org|Pôle Sorties !]]
 ===== Sorties concernées ===== ===== Sorties concernées =====
  
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   * initiatives nécessitant un accompagnateur (rencontres amicales pour enfants et adolescent par exemple)   * initiatives nécessitant un accompagnateur (rencontres amicales pour enfants et adolescent par exemple)
  
-Les sorties doivent **être annoncées suffisamment à l'avance** sur le tableau d'affichage, le site internet et le calendrier pour permettre à tous de participer :+===Comment l'annoncer ? === 
 +Les sorties doivent **être annoncées suffisamment à l'avance** sur le tableau d'affichage, le site internet, le calendrier et par mail sur la liste [[membres@roc14.org|membres]]pour permettre à tous de participer :
   * sorties "Week-end" sans jour de congés : **2 semaines minimum** avant la sortie   * sorties "Week-end" sans jour de congés : **2 semaines minimum** avant la sortie
   * sorties avec jour de congés : **1 mois à l'avance**   * sorties avec jour de congés : **1 mois à l'avance**
  
-Pour des sorties organisées en septembre et si elles ne sont pas prévues lors du dernier collectif de juillet (en particulier pour des séjours), un mail peut présentant la sortie doit être envoyé sur liste [[collectif@roc14.org]collectif] puis annoncée à l'ensemble des membres. +L'annonce de la sortie récapitule les informations essentielles : date, lieu, pré-requis (niveau), réunion de préparation, personne à contacter, budget approximatif, etc.
  
-La sortie sera ensuite présentée lors du collectif suivant.+Pour vos affiches, utilisez le logo de Roc 14 et celui de la [[https://www.fsgt.org/activites/escal_mont|section montagne de la FSGT]].
  
-Il est nécessaire de **faire une affiche** récapitulant les informations essentielles : date, lieu, pré-requis (niveau), réunion de préparation, personne à contacter, budget approximatif, etc.+N'hésitez pas à en **parler autour de vous** durant les créneaux au gymnase, l'expérience montre que le bouche à oreille fonctionne très bien. 
  
-Pour vos affiches, utiliser le nouveau logo de Roc 14 et celui de la section montagne de la FSGT.+Pour des sorties organisées en septembre et si elles ne sont pas prévues lors du dernier collectif de juillet (en particulier pour des séjours), un mail peut présentant la sortie doit être envoyé sur liste [[collectif@roc14.org|collectif]] puis annoncée à l'ensemble des membres. 
  
-===Il est impératif de demander des arrhes, surtout pour les sorties avec frais fixes (train, hébergement) ayant fait l'objet d'une avance de frais de la part du club : elles correspondent aux frais avancés et permettent d'éviter les désistements.===+La sortie sera ensuite présentée lors du collectif suivant.
  
  
-Le programme des sorties du mois à venir sera systématiquement intégré à la newsletter, donc pas besoin de faire d'annonce par email (sauf en cas de manque de participants). +=== Versement d'arrhes=== 
- +**Il est impératif de demander des arrhes**, surtout pour les sorties avec frais fixes (train, hébergement) ayant fait l'objet d'une avance de frais de la part du club : elles correspondent aux frais avancés et permettent d'éviter les désistements.
-N'hésitez pas par contre à en **parler autour de vous** durant les créneaux au gymnase, l'expérience montre que le bouche à oreille fonctionne très bien. +
  
 L'organisateur de sortie doit penser au **compte-rendu** à publier sur le site qui peut être rédigé par n'importe quel participant à la sortie. L'organisateur de sortie doit penser au **compte-rendu** à publier sur le site qui peut être rédigé par n'importe quel participant à la sortie.
-===== Frais pris en charge ===== 
  
-Lors de l'Assemblée générale de juin 2018, un nouveau système d'aide a été mis en place.+===== Frais engagés =====
  
-La subvention du club est calculée : 
-  * en fonction de la distance à Paris (plus ou moins 400 km aller) 
-  * en fonction de la durée du séjour (journée, week-end 2 à 4 jours ou séjour) 
-  * sur la base d'un nombre de participants validé en collectif. 
- 
-Ce qui donne : 
-  * 8 € / personne pour une sortie à journée à moins de 400 km (par ex sortie à Bleau, aux Andelys, à Saint Maximin) 
-  * 35 € / personne pour une sortie d'un week-end à moins de 400 km (par ex sortie à Cormot ou Hauteroche) 
-  * 60 € / personne pour une sortie d'un week-end à plus de 400 km (par ex sortie w-e prolongé à Orpierre ou Aix-en-Provence) 
-  * 50 € / personne pour une sortie d'une semaine à moins de 400 km  
-  * 85 € / personne pour une sortie d'une semaine à plus de 400 km  
  
- +==== La voiture ====
-==== Transport en voiture ====+
  
  
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 Le club rappelle que la sécurité est l'affaire de tous, aussi bien sur la falaise que sur la route et que chacun doit être vigilant, qu'il soit au volant ou passager. Le club rappelle que la sécurité est l'affaire de tous, aussi bien sur la falaise que sur la route et que chacun doit être vigilant, qu'il soit au volant ou passager.
  
-==== Organisation de sorties en train ====+==== Le train ====
  
 L'organisation de sorties en train est à encourager, notamment pour des raisons de sécurité et d'environnement, dans les cas qui le justifient : train de nuit pour un site très éloigné ou TGV pour augmenter le temps de grimpe sur un week end ou un court séjour. L'organisation de sorties en train est à encourager, notamment pour des raisons de sécurité et d'environnement, dans les cas qui le justifient : train de nuit pour un site très éloigné ou TGV pour augmenter le temps de grimpe sur un week end ou un court séjour.
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 +Elles bénéficient désormais d'une majoration de la subvention accordée par le club.
  
 Dans ce cas :  Dans ce cas : 
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 Il faut penser à réserver très tôt les logements en gîte car c'est vite complet, surtout pour des groupes importants. Il faut penser à réserver très tôt les logements en gîte car c'est vite complet, surtout pour des groupes importants.
  
 +===== Subventions versées par le club =====
 +
 +==== Grille normale ====
 +Lors de l'Assemblée générale de juin 2018, un nouveau système d'aide a été mis en place.
 +
 +La subvention du club est calculée :
 +  * en fonction de la distance à Paris (plus ou moins 400 km aller)
 +  * en fonction de la durée du séjour (journée, week-end 2 à 4 jours ou séjour)
 +  * sur la base d'un nombre de participants validé en collectif.
 +
 +Ce qui donne :
 +  * 8 € / personne pour une sortie à journée à moins de 400 km (par ex sortie à Bleau, aux Andelys, à Saint Maximin)
 +  * 35 € / personne pour une sortie d'un week-end à moins de 400 km (par ex sortie à Cormot ou Hauteroche)
 +  * 50 € / personne pour une sortie d'un week-end à plus de 400 km (par ex sortie w-e prolongé à Orpierre ou Aix-en-Provence)
 +  * 60 € / personne pour une sortie d'une semaine à moins de 400 km 
 +  * 85 € / personne pour une sortie d'une semaine à plus de 400 km 
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 +==== Grille majorée bas-carbone ====
 +A la suite des travaux du groupe écologie, le collectif du 9 octobre 2024 a validé le principe d'une majoration de la subvention pour les sorties qui organisent les déplacements avec, principalement, des modes de déplacement bas carbone.
 +
 +Ce qui donne : 
 +
 +  * 10 € / personne pour une sortie à journée à moins de 400 km (par ex sortie à Bleau, aux Andelys, à Saint Maximin)
 +  * 45 € / personne pour une sortie d'un week-end à moins de 400 km (par ex sortie à Cormot ou Hauteroche)
 +  * 65 € / personne pour une sortie d'un week-end à plus de 400 km (par ex sortie w-e prolongé à Orpierre ou Aix-en-Provence)
 +  * 80 € / personne pour une sortie d'une semaine à moins de 400 km 
 +  * 110 € / personne pour une sortie d'une semaine à plus de 400 km 
 +
 +==== Sorties utilisant l'avion ====
 +
 +Ces sorties peuvent être validées par le collectif et bénéficier du soutien logistique du club (prêt de matériel). Elles ne sont plus éligibles au subvention du club.
 +
 +==== Versement des subventions ====
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 +La demande des subventions est faite par l'un des organisateurs de la sortie qui centralise les échanges avec le trésor.
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 +Un mail est à adresser à tresor.roc14@gmail.com en indiquant :
 +
 +  * le nom de la sortie
 +  * la date du collectif de sa validation
 +  * la durée et la distance
 +  * le nombre de personnes participantes
 +  * soit le montant attendu /pers et le montant total des subventions demandées
  
-===== Sortie Initiation =====+et fournir le RIB de l'organisateur demandeur.
  
-Le club prend en charge les frais d'encadrement, c'est-à-dire les **frais de déplacement** et de **logement des initiateurs**.+==== Sortie Initiation ====
  
-===== Caisse de solidarité =====+Le club prend en charge les frais d'encadrement, c'est-à-dire les **frais de déplacement** et de **logement des initiateurs**. Ce point doit être évoqué lors de la validation en collectif des sorties.
  
-En cas de difficultés passagères pour l'un des participants, d'autres frais pourront être pris en charge. En discuter directement avec l'organisateur, le trésorier et président.+==== Caisse de solidarité ====
  
 +En cas de difficultés passagères pour l'un des participants, d'autres frais pourront être pris en charge. En discuter directement avec l'organisateur et le bureau du club.
 ===== Matériel ===== ===== Matériel =====
  

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