Organisation des sorties et prise en charge des frais

Afin d'aider les organisateurs de sorties, ce guide donne quelques conseils et détaille comment Roc14 participe financièrement aux sorties.

N'hésitez pas à solliciter le Pôle Sorties !

Sorties concernées

Seules les sorties décidées en collectif, affichées sur le tableau du gymnase et publiées sur le site et le calendrier avec les coordonnées d'un organisateur sont prises en charge.

Il peut s'agir :

de n'importe quelles sorties Roc14,

de sorties FSGT ou d'autres associations FSGT (Grimpe 13, Vertical 12, US Ivry, …) à condition qu'il s'agisse d'une sortie co-organisée avec Roc14,

initiatives nécessitant un accompagnateur (rencontres amicales pour enfants et adolescent par exemple)

Comment l'annoncer ?

Les sorties doivent être annoncées suffisamment à l'avance sur le tableau d'affichage, le site internet, le calendrier et par mail sur la liste membrespour permettre à tous de participer :

sorties “Week-end” sans jour de congés : 2 semaines minimum avant la sortie

sorties avec jour de congés : 1 mois à l'avance

L'annonce de la sortie récapitule les informations essentielles : date, lieu, pré-requis (niveau), réunion de préparation, personne à contacter, budget approximatif, etc.

Pour vos affiches, utilisez le logo de Roc 14 et celui de la section montagne de la FSGT.

N'hésitez pas à en parler autour de vous durant les créneaux au gymnase, l'expérience montre que le bouche à oreille fonctionne très bien.

Pour des sorties organisées en septembre et si elles ne sont pas prévues lors du dernier collectif de juillet (en particulier pour des séjours), un mail peut présentant la sortie doit être envoyé sur liste collectif puis annoncée à l'ensemble des membres.

La sortie sera ensuite présentée lors du collectif suivant.

Versement d'arrhes

Il est impératif de demander des arrhes, surtout pour les sorties avec frais fixes (train, hébergement) ayant fait l'objet d'une avance de frais de la part du club : elles correspondent aux frais avancés et permettent d'éviter les désistements.

L'organisateur de sortie doit penser au compte-rendu à publier sur le site qui peut être rédigé par n'importe quel participant à la sortie.

Frais engagés

La voiture

Location

En cas de location d'un véhicule sur Paris, deux loueurs “historiques” auprès de qui le club a déjà loué des véhicules :

- Buchard (99 Boulevard Auguste Blanqui, 75013 Paris, 01.45.80.15.15) pour des voitures 5 ou 7 places ou le minibus de 9 places. Bien préciser qu'il s'agit d'une sortie Roc14. La facturation se fait directement à Roc 14. - Distance Location automobile à Ivry (23 rue Baudin, métro Pierre Curie, 01.49.60.85.85) pour les minibus de 9 places (à remplir !). Au moment de la location, bien préciser qu'il s'agit d'une sortie Roc 14 et demander le montant de la location. Le conducteur qui récupère le véhicule demande avant un chèque au président ou trésorier du montant de la location.

En cas d'utilisation d'une autre société de location de véhicules, il est conseillé de :

que l'un des conducteurs payent avec une carte bancaire Gold : elle inclue une assurance en cas d'accident

si les conducteurs n'ont pas de carte Gold, il faut obligatoirement prendre l'option rachat de franchise.

Dorénavant, des sorties utilisent également la plate-forme Drivy : cela permet des économies considérables, et une grande flexibilité des horaires, avec des assurances tout comme pour un loueur classique.

Co-voiturage

Roc 14 préconise que le remboursement des frais de transport à la personne qui met à disposition son véhicule personnel se fasse sur la base du barème kilométrique utilisé pour l'application de l'article 200 du Code des impôts (frais engagés par les bénévoles d'une association) soit 0,311 €/km en 2018. Ces frais kilométriques ainsi que les péages sont mis à la charge du groupe. Il peuvent être librement modulés lors de l'organisation de la sortie.

Amendes

Le club n'est nullement responsable des infractions constatées lors d'une sortie.

L'éventuel partage des amendes est un sujet épineux et qui doit faire l'objet, en amont de l'organisation de chaque sortie, d'une discussion pour s'accorder sur les responsabilités de chacun. Le club rappelle que la sécurité est l'affaire de tous, aussi bien sur la falaise que sur la route et que chacun doit être vigilant, qu'il soit au volant ou passager.

Le train

L'organisation de sorties en train est à encourager, notamment pour des raisons de sécurité et d'environnement, dans les cas qui le justifient : train de nuit pour un site très éloigné ou TGV pour augmenter le temps de grimpe sur un week end ou un court séjour.

Elles bénéficient désormais d'une majoration de la subvention accordée par le club.

Dans ce cas :

achat par le club très en avance de billets de train à bas prix qui seront revendus à prix coutant aux participants (c'est à l'organisateur de la sortie de s'occuper de cet achat)

demander le versement d'arrhes aux participants lors de l'inscription à la sortie, d'un montant couvrant le prix du billet de train

Logement et nourriture

Les frais de logement et de nourriture sont à la charge des participants aux sorties, organisateurs compris.

Pour le logement et la nourriture, chaque organisateur fait un peu comme il veut mais il est préférable de privilégier dès que possible des solutions collectives, moins chères et plus sympas du point de vue vie associative (repas préparés en commun, hébergement en camping ou en gîte, etc.).

Il faut penser à réserver très tôt les logements en gîte car c'est vite complet, surtout pour des groupes importants.

Subventions versées par le club

Grille normale

Lors de l'Assemblée générale de juin 2018, un nouveau système d'aide a été mis en place.

La subvention du club est calculée :

en fonction de la distance à Paris (plus ou moins 400 km aller)

en fonction de la durée du séjour (journée, week-end 2 à 4 jours ou séjour)

sur la base d'un nombre de participants validé en collectif.

Ce qui donne :

8 € / personne pour une sortie à journée à moins de 400 km (par ex sortie à Bleau, aux Andelys, à Saint Maximin)

35 € / personne pour une sortie d'un week-end à moins de 400 km (par ex sortie à Cormot ou Hauteroche)

50 € / personne pour une sortie d'un week-end à plus de 400 km (par ex sortie w-e prolongé à Orpierre ou Aix-en-Provence)

60 € / personne pour une sortie d'une semaine à moins de 400 km

85 € / personne pour une sortie d'une semaine à plus de 400 km

Grille majorée bas-carbone

A la suite des travaux du groupe écologie, le collectif du 9 octobre 2024 a validé le principe d'une majoration de la subvention pour les sorties qui organisent les déplacements avec, principalement, des modes de déplacement bas carbone.

Ce qui donne :

10 € / personne pour une sortie à journée à moins de 400 km (par ex sortie à Bleau, aux Andelys, à Saint Maximin)

45 € / personne pour une sortie d'un week-end à moins de 400 km (par ex sortie à Cormot ou Hauteroche)

65 € / personne pour une sortie d'un week-end à plus de 400 km (par ex sortie w-e prolongé à Orpierre ou Aix-en-Provence)

80 € / personne pour une sortie d'une semaine à moins de 400 km

110 € / personne pour une sortie d'une semaine à plus de 400 km

Sorties utilisant l'avion

Ces sorties peuvent être validées par le collectif et bénéficier du soutien logistique du club (prêt de matériel). Elles ne sont plus éligibles au subvention du club.

Versement des subventions

La demande des subventions est faite par l'un des organisateurs de la sortie qui centralise les échanges avec le trésor.

Un mail est à adresser à tresor.roc14@gmail.com en indiquant :

le nom de la sortie

la date du collectif de sa validation

la durée et la distance

le nombre de personnes participantes

soit le montant attendu /pers et le montant total des subventions demandées

et fournir le RIB de l'organisateur demandeur.

Sortie Initiation

Le club prend en charge les frais d'encadrement, c'est-à-dire les frais de déplacement et de logement des initiateurs. Ce point doit être évoqué lors de la validation en collectif des sorties.

Caisse de solidarité

En cas de difficultés passagères pour l'un des participants, d'autres frais pourront être pris en charge. En discuter directement avec l'organisateur et le bureau du club.

Matériel

Roc14 propose du matériel pour les sorties : cordes à simple et à double, casques, dégaines, mousquetons à vis, sangles. Il faut en faire la demande le plus tôt possible sur la liste materiel.

Il est recommandé de :

faire une demande en avance même si elle n'est pas encore définitive,

de faire des emprunts par personne et non par groupe afin de responsabiliser les grimpeurs !

En cas de casse ou perte de matériel, sauf circonstances particulières (par ex un accident), il vous sera demandé de participer financière au remplacement du matériel.

Il est également possible d'emprunter des topo. Si le topo n'est pas dans la topo-thèque, il est possible de l'acheter, avec l'accord du pôle matériel, puis l'estampiller Roc14, le rajouter à la topo-thèque et se le faire rembourser.

Boîte à outils

gestion des inscriptions

Pour vous aider dans la gestion des inscriptions pour vos sorties,un googledoc a été créé https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AoUDLp7sjcs8dDdxaHF6SGwwMlp4emhfNmxncWJfVnc&usp=sharing. il vous suffit de créer une copie de cette feuille, de la mettre a votre goût et de le diffuser.

répertoire des sorties précédentes

Des renseignements utiles sur les falaises qui ont été la destination de sorties ROC14 précédentes et sur les hébergements à proximité se trouvent ici : http://wiki.roc14.org/guide/archives_logistiques

Contacts

Le Pôle sorties bien entendu !

Bureau