playground:organisation_de_sortie

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====== Organisation des sorties et prise en charge des frais ======

Afin d'aider les organisateurs de sorties, ce guide donne quelques conseils et détaille comment Roc14 participe financièrement aux sorties afin de les encourager.

- ===== Sorties concernées =====
+
 ===== Organisation d'une sortie ====

__**Type de sorties**__
  * Toutes sorties **décidées en collectif**, **affichées sur le tableau** du gymnase et **publiées sur le site et le calendrier** avec les coordonnées d'un organisateur sont prises en charge
  * Sorties co-organisées par Roc 14 et un autre club FSGT
  * Sorties FSGT ou d'autres associations FSGT (Grimpe 13, Vertical 12, US Ivry, ...)
  * Initiatives nécessitant un accompagnateur (rencontres amicales pour enfants et adolescent par exemple)

__**Délais de mise en place**__

Afin de permettre à tous de participer aux sorties, celles-ci doivent **être annoncées suffisamment à l'avance** sur le tableau d'affichage, le site internet et le calendrier :
  * sorties "Week-end" sans jour de congés : **2 semaines minimum** avant la sortie
  * sorties avec jour de congés : **1 mois à l'avance**


__**Contenu d'une affiche**__

Pour une communication optimale, il est nécessaire de **faire une affiche** 
Celle-ci doit a minima contenir les inforamtions suivantes : date, lieu, pré-requis (niveau), réunion de préparation, personne à contacter, budget approximatif, etc.

Les affiches doivent comporter les logos de Roc 14 [[http://wiki.roc14.org/_media/guide/logo_roc_14.jpg|{{:guide:logo_roc_14.jpg?50}}]] et celui de la FSGT [[http://wiki.roc14.org/_media/guide/logo_fsgt.png|{{:guide:logo_fsgt.png?50}}]] en bonne définition //(Cliquer sur les images)//


__**Conseils supplémentaires**__

   Il est conseillé de demander des **arrhes**, surtout pour les sorties en train : elles peuvent par exemple correspondre au prix du forfait de transport ou du billet de train. Elles permettent d'éviter les désistements.


__**Communication sur les sorties**__

    Affiche diffusée sur le tableau d'affiche et sur le site Internet
    Date de la sortie inscrite sur le calendrier 
    Programme des sorties du mois à venir systématiquement intégré à la newsletter (il n'est pas nécessaire de faire une annonce par mail - sauf en cas de manque de participants)
    N'hésitez pas à en **perler autour de vous** durant les créneaux au gymnase //(le bouche à oreille fonctionne très bien)//.

  
    
__**Après la sortie**__   

    Il est indispensable de communiquer sur chaque sortie que Roc 14 organise ou à laquelle ses membres participent. Aussi, il est demandé à l'organisateur de la sortie de prévoir la **rédaction d'un compte-rendu/article** à publier sur le site (Il peut être rédigé par n'importe quel participant à la sortie). 
    Afin d'avoi une idée du coût des sorties, il est également demandé aux organisateurs de remplir le tableau des sorties (//**LIEN**//)
    

===== Frais pris en charge =====

**Seuls les frais de transports** seront systématiquement **pris en charge**. Sont donc exclus les frais de logement et de repas sauf cas particulier (caisse de solidarité ou événement extraordinaire).

En cas de difficultés pour avancer certains frais, contactez le trésorier.

==== Remboursement du transport en voiture ====

Le club **prend en charge la totalité des frais de transport** afin d'abaisser le coût des sorties et de permettre à tout le monde d'y participer.

Dans tous les cas, il faut **impérativement** demander et conserver **les factures**.

Qu'il y ait location d'un vehicule ou covoiturage, tous **les participants de la sortie versent au club une participation forfaitaire** fixée à :

^   Distance aller/retour  ^  Participation forfaitaire  ^  Exemples                              ^
^   %% <= %% 150 km        |  5€                         |  Fontainebleau                         |
^   %% <= %% 700 km        |  10€                        |  Hauteroche, Vertu, Angles, Normandie  |
^   %% <= %% 1200 km       |  25€                        |  Alpes                                 |
^   %% > %% 1200 km        |  30€                        |  Sud de la France                      |

FIXME //Jérémy: j'aime bien les exemples dans le tableau, on pourrait peut-être en mettre d'autres plus précis.// \\ 
FIXME //Jérémy: je pense l'idée d'un tableau plus facile à lire en tout cas et très bonne.// \\ 

C'est à l'organisateur de la sortie de récupérer les participations aux frais qui se font systématiquement par chèque à l'ordre de Roc14.

Dans un souci de transparence et d'équité, tout passe donc par le club pour les frais de transport : il n'y a jamais de transfert d'argent directement entre participants et conducteurs.

=== Location ===
 
Tous les frais sont remboursés : location, péage et essence. Le conducteur avance les frais qui lui sont remboursés au retour par le trésorier ou le président en **échange des participations et des factures**.

En cas de location d'un véhicule sur **Paris**, il faut systématiquement louer :

- auprès de **Distance Location automobile** à Ivry (23 rue Baudin, métro Pierre Curie, 01.49.60.85.85) pour les minibus de 9 places (à remplir !). Au moment de la location, bien préciser qu'il s'agit d'une sortie Roc 14 et demander le montant de la location. Le conducteur qui récupère le véhicule demande avant un chèque au président ou trésorier du montant de la location. 

- auprès de **Buchard** (99 Boulevard Auguste Blanqui, 75013 Paris, 01.45.80.15.15) pour des voitures 5 ou 7 places (espace). Bien préciser qu'il s'agit d'une sortie Roc14. La facturation se fait directement à Roc 14.
 

En cas d'utilisation d'une autre société de location de véhicules, il est conseillé de :
  * que l'un des conducteurs payent avec une **carte bancaire //Gold//** : elle inclue une assurance en cas d'accident
  * si les conducteurs n'ont pas de carte Gold, il faut obligatoirement prendre l'option **rachat de franchise**.

=== Co-voiturage ===

L'association **rembourse le conducteur** sur la base d'un forfait kilométrique de **0,30€ par km** : cela inclue tout, c'est à dire l’essence, le péage, l'amortissement du véhicule, etc. Le conducteur doit donc régler les frais de péage et d'essence de son véhicule ainsi que sa participation forfaitaire !

Le conducteur communique donc la distance parcourue (trajet + rayonnage) au trésorier ou au président qui lui donne un chèque en échange des participations de ses passagers.

Exemple :
  * Fontaineblau : 30€ (120 km AR x 0,3 € - 5 € participation ≅ 30 €)
  * Hauteroche : 160€ (560 km AR  x 0,3 € - 10 € participation ≅ 160 €)
  * Chamonix : 350€ (1240 km AR  x 0,3 € - 25 € participation ≅ 350 €)

==== Organisation de sorties en train ====

L'organisation de sorties en train est à encourager, notamment pour des raisons de sécurité et d'environnement, dans les cas qui le justifient : train de nuit pour un site très éloigné ou TGV pour augmenter le temps de grimpe sur un week end ou un court séjour.

Dans ce cas : 
  * achat par le club très en avance de billets de train à bas prix qui seront revendus à prix coutant aux participants (c'est à l'organisateur de la sortie de s'occuper de cet achat)
  * demander le versement d'arrhes aux participants lors de l'inscription à la sortie, d'un montant couvrant le prix du billet de train
  * prise en charge par le club des frais de transport sur place (location d'un véhicule si besoin ou transfert en taxi collectif de la gare au site de grimpe)
  * pas de participation financière demandée aux participants (pour ne pas alourdir une facture déjà chargée par le billet de train)

==== Logement et nourriture ====

Les **frais de logement et de nourriture** sont à la **charge des participants aux sorties, organisateurs compris**.

Pour le logement et la nourriture, chaque organisateur fait un peu comme il veut mais il est préférable de **privilégier** dès que possible des **solutions collectives**, moins chères et plus sympas du point de vue vie associative (repas préparés en commun, hébergement en camping ou en gîte, etc.).

Il faut penser à réserver très tôt les logements en gîte car c'est vite complet, surtout pour des groupes importants.

Pour les **sorties initiation** en revanche, les **frais de logement et de nourriture des encadrants sont pris en charge par le club**.
===== Caisse de solidarité =====

En cas de difficultés passagères pour l'un des participants, d'autres frais pourront être pris en charge. En discuter directement avec l'organisateur, le trésorier et président.

===== Matériel =====

Roc14 propose du matériel pour les sorties : cordes à simple et à double, casques, dégaines, mousquetons à vis, sangles. Il faut en faire la demande le plus tôt possible sur [[materiel@roc14.org|la liste materiel]].

Il est recommandé de :
  * faire une demande **en avance** même si elle n'est pas encore définitive,
  * de faire des emprunts **par personne** et non par groupe afin de responsabiliser les grimpeurs !

Il est également possible d'emprunter des topo. Si le topo n'est pas dans la topo-thèque, il faut l'acheter, l'estampiller Roc14, le rajouter à la topo-thèque et se le faire rembourser.

===== Contacts =====

  * [[bureau@roc14.org|Bureau]],
  * [[djerem+roc14@djerem.net|Président]],
  * [[virginie.dubosclard@gmail.com|Trésorière]]
Piste : • 2017-03-01 • reunion_decembre2011 • 2012-09-24 • 2012-12-12 • 2012-03-14 • 2012-02-13
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