Organisation des sorties et prise en charge des frais

Afin d'aider les organisateurs de sorties, ce guide donne quelques conseils et détaille comment Roc14 participe financièrement aux sorties afin de les encourager.

Organisation d'une sortie

Type de sorties

Toutes sorties décidées en collectif, affichées sur le tableau du gymnase et publiées sur le site et le calendrier avec les coordonnées d'un organisateur sont prises en charge

Sorties co-organisées par Roc 14 et un autre club FSGT

Sorties FSGT ou d'autres associations FSGT (Grimpe 13, Vertical 12, US Ivry, …)

Initiatives nécessitant un accompagnateur (rencontres amicales pour enfants et adolescent par exemple)

Délais de mise en place

Afin de permettre à tous de participer aux sorties, celles-ci doivent être annoncées suffisamment à l'avance sur le tableau d'affichage, le site internet et le calendrier :

sorties “Week-end” sans jour de congés : 2 semaines minimum avant la sortie

sorties avec jour de congés : 1 mois à l'avance

Contenu d'une affiche

Pour une communication optimale, il est nécessaire de faire une affiche Celle-ci doit a minima contenir les informations suivantes : date, lieu, pré-requis (niveau), réunion de préparation, personne à contacter, budget approximatif, etc.

Les affiches doivent comporter les logos de Roc 14 et celui de la FSGT en bonne définition (Cliquer sur les images)

Conseils supplémentaires

Il est conseillé de demander des **arrhes**, surtout pour les sorties en train : elles peuvent par exemple correspondre au prix du forfait de transport ou du billet de train. Elles permettent d'éviter les désistements.

Communication sur les sorties

Affiche diffusée sur le tableau d'affiche et sur le site Internet
Date de la sortie inscrite sur le calendrier
Programme des sorties du mois à venir systématiquement intégré à la newsletter (il n'est pas nécessaire de faire une annonce par mail - sauf en cas de manque de participants)
N'hésitez pas à en **perler autour de vous** durant les créneaux au gymnase //(le bouche à oreille fonctionne très bien)//.

Après la sortie

Il est indispensable de communiquer sur chaque sortie que Roc 14 organise ou à laquelle ses membres participent. Aussi, il est demandé à l'organisateur de la sortie de prévoir la **rédaction d'un compte-rendu/article** à publier sur le site (Il peut être rédigé par n'importe quel participant à la sortie).
Afin d'avoir une idée du coût des sorties, il est également demandé aux organisateurs de remplir le tableau des sorties (//**LIEN**//)

Modalités de prise en charge des frais

Principe

Seuls les frais de transports seront systématiquement pris en charge. Sont donc exclus les frais de logement et de repas sauf cas particulier (caisse de solidarité ou événement extraordinaire).

En cas de difficultés pour avancer certains frais, contactez le trésorier.

Exception

Lorsque les membres de Roc14 participent aux sorties organisées par les autres associations FSGT, et notamment les sorties liées à la pratique de sports de montagne, et uniquement si une voiture n'a pas pu être remplie par des membres de Roc 14 il a été décidé, à partir du 1er janvier 2012, que Roc 14 participerait sous forme d’indemnités journalières aux frais de ces sorties.

Remboursement du transport en voiture

Le club prend en charge la quasi totalité des frais de transport afin d'abaisser le coût des sorties et de permettre à tout le monde d'y participer.

Dans tous les cas, il faut impérativement demander et conserver les factures.

Participation aux frais de transport par les participants	Prise en charge des frais de Péage	Prise en charge des faire d'essence	Justificatifs à fournir à Roc 14	Autres remboursements
Utilisation d'une voiture personnelle	Oui	Propriétaire de la voiture	Propriétaire de la voiture	Aucun	Forfait 0,3€/km
Recours à la location de véhicule	Oui	Roc 14	Roc 14	Toutes les factures de péage et d'essence	Aucun
Transport en train

Qu'il y ait location d'un véhicule ou covoiturage, tous les participants de la sortie versent au club une participation forfaitaire fixée à :

Distance aller/retour	Participation forfaitaire	Exemples
<= 150 km	5€	Fontainebleau
<= 700 km	10€	Hauteroche, Vertu, Angles, Normandie
<= 1200 km	25€	Alpes
> 1200 km	30€	Sud de la France

Jérémy: j'aime bien les exemples dans le tableau, on pourrait peut-être en mettre d'autres plus précis.
Jérémy: je pense l'idée d'un tableau plus facile à lire en tout cas et très bonne.

C'est à l'organisateur de la sortie de récupérer les participations aux frais qui se font systématiquement par chèque à l'ordre de Roc14.

Dans un souci de transparence et d'équité, tout passe donc par le club pour les frais de transport : il n'y a jamais de transfert d'argent directement entre participants et conducteurs.

Location

Tous les frais sont remboursés : location, péage et essence. Le conducteur avance les frais qui lui sont remboursés au retour par le trésorier ou le président en échange des participations et des factures.

En cas de location d'un véhicule sur Paris, il faut systématiquement louer :

- auprès de Distance Location automobile à Ivry (23 rue Baudin, métro Pierre Curie, 01.49.60.85.85) pour les minibus de 9 places (à remplir !). Au moment de la location, bien préciser qu'il s'agit d'une sortie Roc 14 et demander le montant de la location. Le conducteur qui récupère le véhicule demande avant un chèque au président ou trésorier du montant de la location.

- auprès de Buchard (99 Boulevard Auguste Blanqui, 75013 Paris, 01.45.80.15.15) pour des voitures 5 ou 7 places (espace). Bien préciser qu'il s'agit d'une sortie Roc14. La facturation se fait directement à Roc 14.

En cas d'utilisation d'une autre société de location de véhicules, il est conseillé de :

que l'un des conducteurs payent avec une carte bancaire Gold : elle inclue une assurance en cas d'accident

si les conducteurs n'ont pas de carte Gold, il faut obligatoirement prendre l'option rachat de franchise.

Co-voiturage

L'association rembourse le conducteur sur la base d'un forfait kilométrique de 0,30€ par km : cela inclue tout, c'est à dire l’essence, le péage, l'amortissement du véhicule, etc. Le conducteur doit donc régler les frais de péage et d'essence de son véhicule ainsi que sa participation forfaitaire !

Le conducteur communique donc la distance parcourue (trajet + rayonnage) au trésorier ou au président qui lui donne un chèque en échange des participations de ses passagers.

Exemple :

Fontaineblau : 30€ (120 km AR x 0,3 € - 5 € participation ≅ 30 €)

Hauteroche : 160€ (560 km AR x 0,3 € - 10 € participation ≅ 160 €)

Chamonix : 350€ (1240 km AR x 0,3 € - 25 € participation ≅ 350 €)

Organisation de sorties en train

L'organisation de sorties en train est à encourager, notamment pour des raisons de sécurité et d'environnement, dans les cas qui le justifient : train de nuit pour un site très éloigné ou TGV pour augmenter le temps de grimpe sur un week end ou un court séjour.

Dans ce cas :

achat par le club très en avance de billets de train à bas prix qui seront revendus à prix coutant aux participants (c'est à l'organisateur de la sortie de s'occuper de cet achat)

demander le versement d'arrhes aux participants lors de l'inscription à la sortie, d'un montant couvrant le prix du billet de train

prise en charge par le club des frais de transport sur place (location d'un véhicule si besoin ou transfert en taxi collectif de la gare au site de grimpe)

pas de participation financière demandée aux participants (pour ne pas alourdir une facture déjà chargée par le billet de train)

Logement et nourriture

Les frais de logement et de nourriture sont à la charge des participants aux sorties, organisateurs compris.

Pour le logement et la nourriture, chaque organisateur fait un peu comme il veut mais il est préférable de privilégier dès que possible des solutions collectives, moins chères et plus sympas du point de vue vie associative (repas préparés en commun, hébergement en camping ou en gîte, etc.).

Il faut penser à réserver très tôt les logements en gîte car c'est vite complet, surtout pour des groupes importants.

Pour les sorties initiation en revanche, les frais de logement et de nourriture des encadrants sont pris en charge par le club.

Caisse de solidarité

En cas de difficultés passagères pour l'un des participants, d'autres frais pourront être pris en charge. En discuter directement avec l'organisateur, le trésorier et président.

Matériel

Roc14 propose du matériel pour les sorties : cordes à simple et à double, casques, dégaines, mousquetons à vis, sangles. Il faut en faire la demande le plus tôt possible sur la liste materiel.

Il est recommandé de :

faire une demande en avance même si elle n'est pas encore définitive,

de faire des emprunts par personne et non par groupe afin de responsabiliser les grimpeurs !

Il est également possible d'emprunter des topo. Si le topo n'est pas dans la topo-thèque, il faut l'acheter, l'estampiller Roc14, le rajouter à la topo-thèque et se le faire rembourser.

Contacts

Bureau,

Président,

Trésorière