collectif:compte-rendu:2011-10-04

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====== Collectif d'animation du 4 octobre 2011 ======

===== Gestion des listes de diffusion électroniques =====

==== Liste Membres ====
Aujourd’hui, environ 380 personnes inscrites sur cette liste. Il est proposé d’inscrire dorénavant d'office tous les membres sur cette liste. Un premier email sera envoyé pour expliquer les listes de diffusion utilisées à Roc 14 et l’utilité de la liste Membres.

Un encart pourrait être également inséré sur le site web (contenu des listes et comment s’inscrire).

Plutôt qu'une liste spécifique pour les sorties, qui risque de créer de la confusion et de ne pas permettre à tout le monde d'avoir les infos sur les sorties, on a décidé d'annocer dorénavant toutes les sorties sur la liste membres.

Pour éviter le trop plein d'infos, il faudra tâcher de : 
  * se limiter à environ 1 email par semaine
  * faire des emails annonçant les sorties qui soit court, avec un titre explicite et comportant les informations essentielles
  * en dehors des annonces de sortie, ne diffuser sur la liste membre que les infos essentielles (initiatives, AG, etc.)

Toutes les annonces du club, y compris les sorties, passeront donc sur une seule liste, touchant tout le monde, et sur laquelle tout les membres seront inscrits d'office (avec la possibilité de se désinscrire). On rappellera aussi que la participation à une sortie et l'organisation pratique se font en prenant contact directement avec son organisateur (et pas sur la liste). 

==== Liste Midi ====
Il existe quelques spécificités d’organisation du créneau du midi (repas en commun après la grimpe, fermetures plus fréquentes du créneau, etc.). Une liste de diffusion spécifique midi sera doc créée avec inscription d'office des nouveaux adhérents et promotion active de la liste auprès des anciens. Benjamin se chargera de la modération de cette liste.

===== Relations avec le CAF =====
L’attribution des créneaux et la participation de Roc 14 a des événements associatifs nourrissent une rancœur forte de la part du CAF, qui a réussi, suite à des revendications auprès de la Mairie,  à obtenir conjointement le nouveau créneau du dimanche. 

Roc14 justifie cette répartition par le dynamisme du projet associatif, son caractère inclusif avec  la vie de quartier et, surtout, par les nécessités liées à la gestion de l’équipement (il faut des créneaux nombreux pour entretenir le mur).

Si de nouvelles revendications étaient portées, il conviendrait d’organiser une discussion à trois : Roc14, CAF et Mairie d’arrondissement, pour défendre notre projet associatif.

===== Saisie des fiches implication =====
Lors de l'AG de fin d'année, nous avions fait remplir et récupérer des fiches sur l'implication dans la vie associative. L'idée est maintenant de rassembler les coordonnées des personnes qui se sont engagés par thème (nettoyage des prises, devenir référent de séance, etc.) pour pouvoir les contacter lorsque c'est pertinent (samedi nettoyage, formation référents, etc). 

Julien créera pour cela un tableau accessible à tous sur internet (Google doc) et distribuera au mur des paquets de feuille à saisir.
===== Financement des sorties =====
Yves a recensé une série de freins à la participation / organisation qui ont été exprimés par des membres.

==== Anticipation des dates ====
Il est proposé de demander aux organisateurs de sortie des délais minimum d’annonce afin que les gens puissent s’organiser (et donc s’inscrire) : 
  * 2 semaines pour une sortie sur le week-end
  * 1 mois pour une sortie qui nécessiterait de prendre des jours de congés (week-ends rallongés, séjours d'une semaine et camps)

==== Comment s’assurer du niveau des participants à une sortie ? ====
Nous n’avons aujourd’hui pas de réponse, sinon de préciser dans l’affiche qu’il faut être autonome en falaise, voire, come Jean-Noël l’a fait pour les Calanques, prévoir un coupon d’engagement à remplir par le participant. 

J-N se renseigne auprès des autres clubs / fédérations sur les outils qui peuvent être mis en place (passeport, etc.) et on en parle à un prochain collectif.

En attendant, il faut que les organisateurs soient vigilants au début des sorties falaise pour vérifier que tout le monde a le matériel et les compétences nécessaires. 
==== Comment inciter les nouveaux à organiser des sorties ? Comment répondre aux mêmes questions qui se posent à chaque organisation ? ====
Il convient de rappeler le rôle du collectif : les sorties sont décidées en collectif, le porteur d’un projet de sortie doit donc autant que faire se peut être présent et proposer son projet en collectif. Ce sera le moment de le conseiller (nombre de participants, prise en charge des frais, etc.) 

Renvoyer également systématiquement les personnes qui ont des questions vers le wiki.
==== Location ou co-voiturage ? ====
La location est une solution de dépannage, quand les participants ne disposent pas (ou pas assez) de véhicules : mais cela revient nettement plus cher au club ! Il faut bien insister sur ce coût pour responsabiliser organisateurs et participants. Par ailleurs, par principe, on ne loue un véhicule que si on est sûr de le remplir (et la location de véhicules 7 places pour une sortie sur plusieurs jours n’est pas très avantageuse car il n’y a plus de coffre ! Prendre des minibus.)
==== Caisse de solidarité ====
Peu de personnes connaissent son existence ; il faut donc le rappeler aux organisateurs et qu’ils relaient l’information lors de l’annonce de la sortie. Pour les modalités de prise en charge, ce sera au cas par cas, entre l’organisateur, le participant et le trésorier.

===== AG d'hiver et renouvellement du bureau =====
Certains membres du bureau souhaitent passer la main et Julien envisage à moyen-terme un changement professionnel ; c’est généralement le collectif qui propose le nouveau bureau à l’AG.
3 fonctions pour le président de l’asso : représentation (contact avec les autres clubs, les élus, etc.), administration (demandes de subventions, de créneaux, ces tâches sont généralement bien réparties avec les membres du bureau), animation (impulsion de projets, etc.).

Ces perspectives de renouvellement sont à annoncer dans la convocation de l’AG.

La date prévue est le 14 janvier, grimpe de 14h à 16h puis AG et pot.
15 jours plus tard, ce sera la prise d’or enfants, et 15 jours après celle des adultes.

===== Achat de matériel à prévoir =====
Il manque des baudriers pour les créneaux enfants et ados, ainsi que des plaquettes d’assurage plus souple pour les enfants, et des mousquetons à vis.

Il conviendrait également d’organiser une récupération de chaussons pour les créneaux ados : Jérôme se charge de faire une affiche. Les membres pourront laisser leurs chaussons au référent de séance.

La malle à topos est pleine : Un tri est nécessaire. Avec une caisse rapportée par Baptiste, nous pourrons y laisser les choses moins convoitées : magazines, etc.

===== Propositions de sortie =====
  * pour fin novembre / début décembre : Espagne – Vivien  
Les participants prennent leurs billets d’avion pour Barcelone, location de voiture sur place (laquelle sera prise en charge en partie par le club). Camping ou gite à définir. Dates également.
  * pour mi-novembre : Bourgogne – Jérôme 
Du 11 au 13 novembre.

===== Prochaine session ouverture de voies =====
Cécile propose de l’organiser le samedi 10 décembre, à destination des membres de Roc 14 mais aussi Cîmes 19 et CPS 10. Il faudrait peut-être faire venir l’Ouvre-Boite et prévoir éventuellement un débordement sur le dimanche.

Exception pour encadrement familles du vendredi (Jérémy)
Validée, la personne viendra se présenter au prochain collectif.

===== Prochain collectif =====

Le 24 octobre.
 
===== Autres point non abordés =====
 
  * Calendrier des prochaines formations
  * Créneau midi 
  * Parrainage/Tutorat/Progression
  * Bilan du forum et des inscriptions
  * Accueil des nouveaux et initiation
  * T-shirts
  * Sortie cascade de glace en février 2012 (date prévue: 9 au 12 ou 16 au 19 Février 2012) à Cognes
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