Collectif d'animation du 4 octobre 2011

Gestion des listes de diffusion électroniques

Liste Membres

Aujourd’hui, environ 380 personnes inscrites sur cette liste. Il est proposé d’inscrire dorénavant d'office tous les membres sur cette liste. Un premier email sera envoyé pour expliquer les listes de diffusion utilisées à Roc 14 et l’utilité de la liste Membres.

Un encart pourrait être également inséré sur le site web (contenu des listes et comment s’inscrire).

Plutôt qu'une liste spécifique pour les sorties, qui risque de créer de la confusion et de ne pas permettre à tout le monde d'avoir les infos sur les sorties, on a décidé d'annocer dorénavant toutes les sorties sur la liste membres.

Pour éviter le trop plein d'infos, il faudra tâcher de :

se limiter à environ 1 email par semaine

faire des emails annonçant les sorties qui soit court, avec un titre explicite et comportant les informations essentielles

en dehors des annonces de sortie, ne diffuser sur la liste membre que les infos essentielles (initiatives, AG, etc.)

Toutes les annonces du club, y compris les sorties, passeront donc sur une seule liste, touchant tout le monde, et sur laquelle tout les membres seront inscrits d'office (avec la possibilité de se désinscrire). On rappellera aussi que la participation à une sortie et l'organisation pratique se font en prenant contact directement avec son organisateur (et pas sur la liste).

Liste Midi

Il existe quelques spécificités d’organisation du créneau du midi (repas en commun après la grimpe, fermetures plus fréquentes du créneau, etc.). Une liste de diffusion spécifique midi sera doc créée avec inscription d'office des nouveaux adhérents et promotion active de la liste auprès des anciens. Benjamin se chargera de la modération de cette liste.

Relations avec le CAF

Le CAF se plaint de ne pas disposer de suffisamment de créneaux au gymnase Milliat et manœuvre régulièrement auprès de la mairie, avec des méthodes pas toujours très propres (insinuation sur l’absence de moniteur breveté d’État pour le nouveau créneau enfant par exemple). Le CAF a ainsi obtenu conjointement le nouveau créneau du dimanche.

Roc14 justifie la répartition actuelle des créneaux par son statut d'association de quartier, son dynamisme associatif et les tâches de gestion et d'entretien du mur que nous assurons au bénéfice de tous.

Si de nouvelles revendications étaient portées, il conviendrait d’organiser une discussion à trois : Roc14, CAF et Mairie d’arrondissement, pour défendre ce projet associatif.

Saisie des fiches implication

Lors de l'AG de fin d'année, nous avions fait remplir et récupérer des fiches sur l'implication dans la vie associative. L'idée est maintenant de rassembler les coordonnées des personnes qui se sont engagés par thème (nettoyage des prises, devenir référent de séance, etc.) pour pouvoir les contacter lorsque c'est pertinent (samedi nettoyage, formation référents, etc).

Julien créera pour cela un tableau accessible à tous sur internet (Google doc) et distribuera au mur des paquets de feuille à saisir.

Organisation et financement des sorties

Yves a recensé une série de freins à la participation / organisation des sorties qui ont été exprimés par des membres. C'est l'occasion de rappeler les règles que nous nous sont données en la matière et de chercher des améliorations.

Anticipation des dates

Il est proposé de demander aux organisateurs de sortie des délais minimum d’annonce afin que les gens puissent s’organiser (et donc s’inscrire) :

2 semaines pour une sortie sur le week-end

1 mois pour une sortie qui nécessiterait de prendre des jours de congés (week-ends rallongés, séjours d'une semaine et camps)

Comment s’assurer du niveau des participants à une sortie ?

Nous n’avons aujourd’hui pas de réponse, sinon de préciser dans l’affiche qu’il faut être autonome en falaise, voire, come Jean-Noël l’a fait pour les Calanques, prévoir un coupon d’engagement à remplir par le participant.

JN se renseigne auprès des autres clubs / fédérations sur les outils qui peuvent être mis en place (passeport, etc.) et on en parle à un prochain collectif.

En attendant, il faut que les organisateurs soient vigilants au début des sorties falaise pour vérifier que tout le monde a le matériel et les compétences nécessaires.

Comment inciter les nouveaux à organiser des sorties ? Comment répondre aux mêmes questions qui se posent à chaque organisation ?

Il convient de rappeler le rôle du collectif : les sorties sont décidées en collectif, le porteur d’un projet de sortie doit donc autant que faire se peut être présent et proposer son projet en collectif. Ce sera le moment de le conseiller (nombre de participants, prise en charge des frais, etc.)

Renvoyer également systématiquement les personnes qui ont des questions vers le wiki.

Location ou co-voiturage ?

La location est une solution de dépannage, quand les participants ne disposent pas (ou pas assez) de véhicules : mais cela revient nettement plus cher au club ! Il faut bien insister sur ce coût pour responsabiliser organisateurs et participants. Par ailleurs, par principe, on ne loue un véhicule que si on est sûr de le remplir (et la location de véhicules 7 places pour une sortie sur plusieurs jours n’est pas très avantageuse car il n’y a plus de coffre ! Prendre des minibus.)

Caisse de solidarité

Peu de personnes connaissent son existence ; il faut donc le rappeler aux organisateurs et qu’ils relaient l’information lors de l’annonce de la sortie. Pour les modalités de prise en charge, ce sera au cas par cas, entre l’organisateur, le participant et le trésorier.

AG d'hiver et renouvellement du bureau

Certains membres du bureau souhaitent passer la main et Julien envisage à moyen-terme un changement professionnel ; c’est généralement le collectif qui propose le nouveau bureau à l’AG.

3 fonctions pour le président de l’asso : représentation (contact avec les autres clubs, les élus, etc.), administration (demandes de subventions, de créneaux, ces tâches sont généralement bien réparties avec les membres du bureau), animation (impulsion de projets, etc.). Ces 3 fonctions peuvent être assurées par une seule personne ou réparties (présidence collégiale).

Dans tous les cas, nous allons avoir besoin de candidats !

Ces perspectives de renouvellement sont à annoncer dans la convocation de l’AG. La date prévue pour l'AG est le samedi 14 janvier : grimpe de 14h à 16h puis AG et pot. A l'ordre du jour : renouvellement du bureau, présentation et vote des comptes de la saison passée, bilan des inscriptions par tirage au sort, programme des activités du printemps.

Achat de matériel à prévoir

Il manque des baudriers pour les créneaux enfants et ados, ainsi que des plaquettes d’assurage plus souple pour les enfants, et des mousquetons à vis.

Il conviendrait également d’organiser une récupération de chaussons pour les créneaux adulte et ados : Jérôme se charge de faire une affiche. Les membres pourront laisser leurs chaussons au référent de séance.

La malle à topos est pleine : Un tri est nécessaire. Avec une caisse rapportée par Baptiste, nous pourrons y laisser les choses moins convoitées : magazines, etc.

Propositions de sortie

Fin novembre / début décembre : Espagne – Vivien

Les participants prennent leurs billets d’avion pour Barcelone, location de voiture sur place (prise en charge par le club). Camping ou gite à définir. Dates également.

Du 11 au 13 novembre, Week end falaise Bourgogne – Jérôme

Prochaine session ouverture de voies

Cécile propose d'organiser une formation ouverture de voies le samedi 10 décembre, à destination des membres de Roc 14 mais aussi des nouveaux clubs Cîmes 19 et CPS 10. Il faudrait peut-être faire venir l’Ouvre-Boite et prévoir éventuellement un débordement sur le dimanche.

Prochain collectif lundi 24 octobre 20h au gymnase