collectif:compte-rendu:2011-10-04

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====== Collectif d'animation du 4 octobre 2011 ======

===== Gestion des listes de diffusion électroniques =====

==== Liste des Membres ====
Aujourd’hui, environ 380 personnes inscrites sur cette liste. Il est proposé d’inscrire dorénavant d'office tous les membres sur cette liste. Un premier email sera envoyé pour expliquer les listes de diffusion utilisées à Roc 14 et l’utilité de la liste Membres.

Un encart pourrait être également inséré sur le site web (contenu des listes et comment s’inscrire).

Plutôt qu'une liste spécifique pour les sorties, qui risque de créer de la confusion et de ne pas permettre à tout le monde d'avoir les infos sur les sorties, on a décidé d'annocer dorénavant toutes les sorties sur la liste membres.

Pour éviter le trop plein d'infos, il faudra tâcher de : 
  * se limiter à environ 1 email par semaine
  * faire des emails annonçant les sorties qui soit court, avec un titre explicite et comportant les informations essentielles
  * en dehors des annonces de sortie, ne diffuser sur la liste membre que les infos essentielles (initiatives, AG, etc.)
==== Liste Sorties ====
Quelle serait l’utilité d’une telle liste ? S’il s’agit d’une sortie entre potes, ils connaissent leurs adresses mail ; s’il s’agit d’une sortie Roc 14, elle concerne potentiellement tous les membres. En systématisant l’inscription sur le liste Membres, on peut envisager l’envoi d’un mail par semaine max pour passer toutes les annonces du club, y compris les sorties.

Et bien rappeler à cette occasion que la participation à une sortie se fait en prenant contact directement avec son organisateur…
Pas de liste Sorties donc.
==== Liste Midi ====
Si le principe d’unicité de l’information a été retenu pour la liste Sorties, il existe néanmoins des spécificités d’organisation du créneau du midi. Dans ce cas, une liste sera créée, avec inscription automatique des nouveaux adhérents sur le créneau, tandis qu’une promotion de la liste sera faite auprès des anciens. Benjamin se chargera de la modération de cette liste.

===== Relations avec le CAF =====
L’attribution des créneaux et la participation de Roc 14 a des événements associatifs nourrissent une rancœur forte de la part du CAF, qui a réussi, suite à des revendications auprès de la Mairie,  à obtenir conjointement le nouveau créneau du dimanche. 

Roc14 justifie cette répartition par le dynamisme du projet associatif, son caractère inclusif avec  la vie de quartier et, surtout, par les nécessités liées à la gestion de l’équipement (il faut des créneaux nombreux pour entretenir le mur).

Si de nouvelles revendications étaient portées, il conviendrait d’organiser une discussion à trois : Roc14, CAF et Mairie d’arrondissement, pour défendre notre projet associatif.

===== Saisie des fiches implication =====
Julien se propose de créer une feuille de saisie sur un Google Document. Il distribuera au mur des paquets de feuille à saisir. Ainsi il sera possible d’adresser des mails aux différentes listes constituées, lors du nettoyage des prises, etc.

===== Financement des sorties =====
Yves a recensé une série de freins à la participation / organisation qui ont été exprimés par des membres.

==== Anticipation des dates ====
Il est proposé de rappeler aux organisateurs de sortie des délais d’annonce afin que les gens puissent s’organiser (et donc s’inscrire) : 
  * Deux semaines pour une sortie sur le week-end
  * Un mois pour une sortie qui nécessiterait de prendre des jours de congés (hors week-end)

==== Comment s’assurer du niveau des participants à une sortie ? ====
Nous n’avons aujourd’hui pas de réponse, sinon de préciser dans l’affiche qu’il faut être autonome en falaise, voire, come Jean-Noël l’a fait pour les Calanques, prévoir un coupon d’engagement à remplir par le participant.

J-N se renseigne auprès des autres clubs / fédérations des outils mis en place (passeport, etc.).
==== Comment inciter les nouveaux à organiser des sorties ? Comment répondre aux mêmes questions qui se posent à chaque organisation ? ====
Il convient de rappeler le rôle du collectif : le porteur d’un projet de sortie doit l’annoncer d’abord en collectif. Ce sera le moment de le conseiller (nombre de participants, etc.) 

Renvoyer également systématiquement les personnes qui ont des questions vers le wiki.
==== Location ou co-voiturage ? ====
La location est une solution de dépannage, quand les participants ne disposent pas (ou pas assez) de véhicules : mais cela revient nettement plus cher au club ! Il faut bien insister sur ce coût pour responsabiliser organisateurs et participants. Par ailleurs, par principe, on ne loue un véhicule que si on est sûr de la remplir (et la location de véhicules 7 places pour une sortie sur plusieurs jours n’est pas très avantageuse car il n’y a plus de coffre ! Prendre des minibus.)
==== Caisse de solidarité ====
Peu de personnes connaissent son existence ; il faut donc le rappeler aux organisateurs et qu’ils relaient l’information lors de l’annonce de la sortie. Pour les modalités de prise en charge, ce sera au cas par cas, entre l’organisateur, le participant et le trésorier.

===== AG d'hiver et renouvellement du bureau =====
Certains membres du bureau souhaitent passer la main et Julien envisage à moyen-terme un changement professionnel ; c’est généralement le collectif qui propose le nouveau bureau à l’AG.
3 fonctions pour le président de l’asso : représentation (contact avec les autres clubs, les élus, etc.), administration (demandes de subventions, de créneaux, ces tâches sont généralement bien réparties avec les membres du bureau), animation (impulsion de projets, etc.).

Ces perspectives de renouvellement sont à annoncer dans la convocation de l’AG.

La date prévue est le 14 janvier, grimpe de 14h à 16h puis AG et pot.
15 jours plus tard, ce sera la prise d’or enfants, et 15 jours après celle des adultes.

===== Achat de matériel à prévoir =====
Il manque des baudriers pour les créneaux enfants et ados, ainsi que des plaquettes d’assurage plus souple pour les enfants, et des mousquetons à vis.

Il conviendrait également d’organiser une récupération de chaussons pour les créneaux ados : Jérôme se charge de faire une affiche. Les membres pourront laisser leurs chaussons au référent de séance.

La malle à topos est pleine : Un tri est nécessaire. Avec une caisse rapportée par Baptiste, nous pourrons y laisser les choses moins convoitées : magazines, etc.

===== Propositions de sortie =====
  * pour fin novembre / début décembre : Espagne – Vivien  
Les participants prennent leurs billets d’avion pour Barcelone, location de voiture sur place (laquelle sera prise en charge en partie par le club). Camping ou gite à définir. Dates également.
  * pour mi-novembre : Bourgogne – Jérôme 
Du 11 au 13 novembre.

===== Prochaine session ouverture de voies =====
Cécile propose de l’organiser le samedi 10 décembre, à destination des membres de Roc 14 mais aussi Cîmes 19 et CPS 10. Il faudrait peut-être faire venir l’Ouvre-Boite et prévoir éventuellement un débordement sur le dimanche.

Exception pour encadrement familles du vendredi (Jérémy)
Validée, la personne viendra se présenter au prochain collectif.

===== Prochain collectif =====

Le 24 octobre.
 
===== Autres point non abordés =====
 
  * Calendrier des prochaines formations
  * Créneau midi 
  * Parrainage/Tutorat/Progression
  * Bilan du forum et des inscriptions
  * Accueil des nouveaux et initiation
  * T-shirts
  * Sortie cascade de glace en février 2012 (date prévue: 9 au 12 ou 16 au 19 Février 2012) à Cognes
Piste : • 2013-04-29 • 2011-11-23 • 2010-10-06 • 2013-04-17 • 2014-04-07 • 2013-08-19 • 2013-01-17 • 2010-11-08 • 2010-04-07 • 2013-11-07
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