Compte-rendu du collectif d'animation du 8 avril 2009

Présent

Marie Pouilloux,

Pascaline Lebreton,

Virginie Dubosclard,

Adrien Michon,

Daniel Vaubaillon,

Jean-Christophe Morisseau,

Jérémy Dufour,

Julien Vert,

Yves Bertini.

Les collectifs d'animation

Organisation des collectifs d'animations

Afin d'améliorer les collectifs, voilà ce qui a été retenu :

réunion une fois par mois d'1h30 avec un ordre du jour précis,

compte-rendu de séance à faire à chaque fois (il faut que quelqu'un prenne des notes),

ouvert à tous et continuer au maximum à élargir le collectif :

afficher les dates en bas avec un résumé de l'ordre du jour,

envoyer un mail sur la liste de diffusion “roc14”,

nommer des personnes qui seront responsables de travailler sur des points précis abordés pendant la séance afin de déléguer et organiser,

La prochaine réunion du collectif d'animation est prévue le mercredi 6 mai à 19h30 au gymnase.

Liste de diffusion "collectif d'animations"

Une liste de diffusion du collectif a été mise en place pour :

améliorer la diffusion des informations au sein du collectif,

pré-visualisation des informations diffusées à tous les membres (compte-rendu en interne avant de proposer en externe par exemple),

Elle fonctionne de la manière suivante :

envoi d'un mail à une adresse unique (roc14.collectif à ml point free point fr) qui le diffuse à tous les membres de la liste,

les mails envoyés par des personnes extérieures doivent être relus avant d'être diffusés (afin d'éviter le spam et autres),

le but de cette liste n'est pas de remplacer celle du site qui ne fonctionne pas très bien (mais se système pourra être re-utilisé pour la liste de diffusion des membres de Roc14),

attention, quand on fait “répondre” cela répond à la liste,

les mails peuvent parfois mettre quelques heures à arriver, soyez patient !

Référents

Rôle

Afin de définir clairement le rôle du référent de séance, il a été décidé qu'il devra :

ouvrir et fermer la salle, en faisant respecter les horaires (attention aux douches),

aider à améliorer la sécurité des grimpeurs : il devra faire une vérification de 5 minutes pendant la séance afin de s'assurer que les règles de sécurités soient respectées,

interface avec les grimpeurs et le collectif d'animation,

interface avec les gardiens du gymnase,

Pour rendre le rôle plus officiel auprès de tout le monde, il a été décidé de faire une affiche pour présenter le rôle du référent (en montrant qu'il est là pour rendre service et éviter qu'un accident arrive).

Le guide du référent devra être complété pour aider les nouveaux référents.

Calendrier

Un calendrier a été mis en place afin de s'assurer qu'il y ait un référent par séance.

Futur

Dans un premier temps, les prochaines semaines seront consacrées au recrutement de référents. L'idée est de pouvoir avoir une liste interne de référent et d'aboutir au projet suivant : sans référent, pas de séance.

Le but n'est pas de fournir aux gardiens du gymnase une liste des référents qui rendrait son rôle trop officiel, ce qui nécessiterait que chacun des référents obtienne une certification.

Une liste de diffusion “référents” sera crée afin de contacter l'ensemble des référents. Elle sera différente de celle du collectif car il n'y circulera dessus que des informations liées au bon déroulement des séances. Par exemple, elle permettra de faire appel à un volontaire pour assurer la séance d'un soir où personne ne s'est inscrit.

Organisation des séances

Le vendredi soir

Les séances du vendredi soir sont beaucoup trop remplies : en moyenne, il y a plus de 70 grimpeurs, principalement du CAF.

Outre la surpopulation, la séance est devenue ingérable : sortie en retard, prise de douches à la dernière minute, refus de laisser priorité aux enfants, peu de compréhension lors de remarques sur la sécurité, …

Les solutions proposées sont :

faire une réunion avec le CAF : l'idée est de demander au CAF de réduire les effectifs autorisés à venir le soir (une vingtaine par exemple), d'insister sur la cohabitation avec le créneau enfant et de respecter les horaires et les conseils des référents,

déplacer cette séance au lundi soir.

Licences à la journée

L'utilisation des licences à la journée pose quelque problèmes de sécurités : bien trop souvent un non-autonome se retrouve à assurer un autonome en-tête sans aucune surveillance.

Il faut rappeler que les licences à la journée ne peuvent être utilisés que pour des activités exceptionnelles, telles que le samedi “Lourcine”.

Afin de résoudre le problème et de définir clairement son utilisation, voilà ce qui a été retenu :

elles ne pourront être utilisées que les samedis,

un non autonome ne pourra pas assurer sans être surveillé,

le référent de séance devra être prévenu à l'avance.

Matériel

Gestion

Générale

L'association possède du matériel qu'elle se doit de gérer. Il faut donc :

faire un inventaire de tout le matériel qu'elle possède et son emplacement,

regarder les normes que l'on doit respecter (durée d'utilisation du matériel, étiquetage, contrôle, etc) :

marquer le matériel pour le distinguer des autres associations,

le numéroter, afin de pouvoir l'identifier de manière unique,

faire une fiche par EPI ou groupe d'EPI.

Un rangement du matériel a été fait de la manière suivante :

3 malles

mur : matériel pour le mur (mousquetons, sangles, maillons rapide, baudriers enfants, cordes de mur, documents inclassables),

falaise : tous les casques, les jeux de dégaines abîmées, des t-shirts roc14,

référent : matériel appartenant aux référents venant plusieurs soirs d'affilée et cordes de mur

petite armoire : les cordes falaise, les jeux de dégaines valides, la perceuse),

l'armoire : plein de bordel.

Matériel pour l'extérieur (cordes, dégaines, casques, crash-pads)

Pour le matériel empruntable par les membres (cordes, dégaines, casques), de nombreux soucis sont rencontrés : il est difficile de savoir où est le matériel, il n'est pas toujours retourné dans les temps. Afin de résoudre ces problèmes, il faut que pour chaque emprunt :

les informations suivantes soient notées clairement (dans le carnet et informatiquement ?) :

date d'emprunt,

matériels empruntés (avec leur numéro d'identification),

contact de la personne (nom, téléphone et email),

date de retour (intervalle d'une semaine)

un chèque de caution soit effectué,

bien expliquer que le matériel doit être rendu à la date prévue sans avoir à faire de relance (sous peine

d'encaissement du chèque de caution),

Matériel pour les séances (baudrier, descendeur)

Beaucoup de matériel contenu dans l'armoire pour les séances disparaît (des chaussons et des baudriers manquent) :

il est important de garder l'armoire fermée le plus souvent possible !

le matériel que l'on peut prêter pour les séances au mur est principalement réservé aux enfants.

Achat de dégaines

Il a été décidé d'acheter 2 jeux de 12 dégaines de falaise.

Prises

Des nouvelles prises ont été commandées. Elles sont arrivées maintenant, et certaines sont même déjà vissées…

Il faudrait penser à rajouter des prises sur certaines voies pour les enfants mais aussi en bas pour les traversées (demande des professeurs de sport).

Site web

Futur

Comme le site web actuel a été développé à la main, il est difficile de le maintenir et de le faire évoluer. La solution idéale la plus réaliste serait d'en faire un nouveau en se basant sur des plateformes toutes prêtes à l'utilisation. Le problème de ces plateformes, c'est qu'elles nécessitent de passer par un hébergement un peu plus complexe que ceux qu'on peut trouver de manière gratuite.

Un hébergement de type “dédié” coûte entre 20 et 40 € par mois.

Le système d'email est en cours de changement. Une tentative pour passer par le système de liste de diffusion de Free.fr (ml.free.fr) est en cours d'examen.

Une autre solution qui permet d'avoir plus de souplesse et de contrôle est d'acheter un simple nom de domaine (environ 15€ par an) et d'héberger un système de liste de diffusion sur une machine dédiée.

Dans tous les cas, il nécessite de faire une modification du site web afin de rendre les inscriptions transparentes pour les utilisateurs.

Enfin, une solution à base de wiki serait une bonne évolution : elle permettrait de proposer un contenu interactif, facilement évolutif et plus agréable pour les membres.

Un test de wiki est en place sur http://roc14.free.fr/extras/dokuwiki/

Sorties et autres activités

Fontainebleau

La sortie de Fontainebleau du week-end du 5 avril a rencontré un grand succès (le car était rempli).

Les locations d'espaces sont relancés pour les week-ends.

On devra dorénavant décider et communiquer le site à l'avance (notamment pour les gens voulant nous rejoindre en voiture).

Prochaine sortie par car prévue : le dimanche 17 mai (jour de la St Pascal).

Lourcine

Le samedi avec l'association Lourcine s'est très bien passé avec une forte participation.

Il y avait principalement deux ateliers :

un atelier grimpe en moulinette,

un atelier jeu jusqu'à la première dégaine (dans le grand dévers).

Sortie Vingrau

La sortie Vingrau s'est très bien passée, avec une participation d'au moins 6 personnes de Roc14.

La pluie n'aura été au rendez-vous que pendant le premier jour de cette sortie d'une semaine.

Initiation falaises

L'initiation falaise aura lieue le week-end du 1er mai, avec 22 inscrits, dont environ 10 débutants.

Le samedi de formation s'est bien passé avec des ateliers principalement axés sur la pose de moulinettes (et un peu sur le rappel).

Nouveau mur à Nanterre

Un nouveau mur d'escalade ouvre ses portes à Nanterre, dans le 92.

Les anciennes cordes ainsi que des dégaines plus utilisables pour l'extérieur leur seront données.

Il faudra néanmoins voir si cela ne pose pas de problème de donner du matériel “abimé”.

Repas de fin de saison

Le dernier week-end de juin, un repas sera organisé (voir Yves).