Afin d'aider les organisateurs de sorties, ce guide donne quelques conseils et détaille comment Roc14 participe financièrement aux sorties afin de les encourager.
Type de sorties
Délais de mise en place
Afin de permettre à tous de participer aux sorties, celles-ci doivent être annoncées suffisamment à l'avance sur le tableau d'affichage, le site internet et le calendrier :
Contenu d'une affiche
Pour une communication optimale, il est nécessaire de faire une affiche Celle-ci doit a minima contenir les informations suivantes : date, lieu, pré-requis (niveau), réunion de préparation, personne à contacter, budget approximatif, etc.
Les affiches doivent comporter les logos de Roc 14 et celui de la FSGT en bonne définition (Cliquer sur les images)
Conseils supplémentaires
Il est conseillé de demander des **arrhes**, surtout pour les sorties en train : elles peuvent par exemple correspondre au prix du forfait de transport ou du billet de train. Elles permettent d'éviter les désistements.
Communication sur les sorties
Affiche diffusée sur le tableau d'affiche et sur le site Internet Date de la sortie inscrite sur le calendrier Programme des sorties du mois à venir systématiquement intégré à la newsletter (il n'est pas nécessaire de faire une annonce par mail - sauf en cas de manque de participants) N'hésitez pas à en **perler autour de vous** durant les créneaux au gymnase //(le bouche à oreille fonctionne très bien)//.
Après la sortie
Il est indispensable de communiquer sur chaque sortie que Roc 14 organise ou à laquelle ses membres participent. Aussi, il est demandé à l'organisateur de la sortie de prévoir la **rédaction d'un compte-rendu/article** à publier sur le site (Il peut être rédigé par n'importe quel participant à la sortie). Afin d'avoir une idée du coût des sorties, il est également demandé aux organisateurs de remplir le tableau des sorties (//**LIEN**//)
Seuls les frais de transports seront systématiquement pris en charge. Sont donc exclus les frais de logement et de repas sauf cas particulier (caisse de solidarité ou événement extraordinaire).
En cas de difficultés pour avancer certains frais, contactez le trésorier.
Lorsque les membres de Roc14 participent aux sorties organisées par les autres associations FSGT, et notamment les sorties liées à la pratique de sports de montagne, et uniquement si une voiture n'a pas pu être remplie par des membres de Roc 14 il a été décidé, à partir du 1er janvier 2012, que Roc 14 participerait sous forme d’indemnités journalières aux frais de ces sorties.
Le club prend en charge la quasi totalité des frais de transport afin d'abaisser le coût des sorties et de permettre à tout le monde d'y participer.
Dans tous les cas, il faut impérativement demander et conserver les factures.
Participation aux frais de transport par les participants | Prise en charge des frais de Péage | Prise en charge des faire d'essence | Justificatifs à fournir à Roc 14 | Autres remboursements | |
---|---|---|---|---|---|
Utilisation d'une voiture personnelle | Oui | Propriétaire de la voiture | Propriétaire de la voiture | Aucun | Forfait 0,3€/km |
Recours à la location de véhicule | Oui | Roc 14 | Roc 14 | Toutes les factures de péage et d'essence | Aucun |
Transport en train |
Qu'il y ait location d'un véhicule ou covoiturage, tous les participants de la sortie versent au club une participation forfaitaire fixée à :
Distance aller/retour | Participation forfaitaire | Exemples |
---|---|---|
<= 150 km | 5€ | Fontainebleau |
<= 700 km | 10€ | Hauteroche, Vertu, Angles, Normandie |
<= 1200 km | 25€ | Alpes |
> 1200 km | 30€ | Sud de la France |
Jérémy: j'aime bien les exemples dans le tableau, on pourrait peut-être en mettre d'autres plus précis.
Jérémy: je pense l'idée d'un tableau plus facile à lire en tout cas et très bonne.
C'est à l'organisateur de la sortie de récupérer les participations aux frais qui se font systématiquement par chèque à l'ordre de Roc14.
Dans un souci de transparence et d'équité, tout passe donc par le club pour les frais de transport : il n'y a jamais de transfert d'argent directement entre participants et conducteurs.
Tous les frais sont remboursés : location, péage et essence. Le conducteur avance les frais qui lui sont remboursés au retour par le trésorier ou le président en échange des participations et des factures.
En cas de location d'un véhicule sur Paris, il faut systématiquement louer :
- auprès de Distance Location automobile à Ivry (23 rue Baudin, métro Pierre Curie, 01.49.60.85.85) pour les minibus de 9 places (à remplir !). Au moment de la location, bien préciser qu'il s'agit d'une sortie Roc 14 et demander le montant de la location. Le conducteur qui récupère le véhicule demande avant un chèque au président ou trésorier du montant de la location.
- auprès de Buchard (99 Boulevard Auguste Blanqui, 75013 Paris, 01.45.80.15.15) pour des voitures 5 ou 7 places (espace). Bien préciser qu'il s'agit d'une sortie Roc14. La facturation se fait directement à Roc 14.
En cas d'utilisation d'une autre société de location de véhicules, il est conseillé de :
L'association rembourse le conducteur sur la base d'un forfait kilométrique de 0,30€ par km : cela inclue tout, c'est à dire l’essence, le péage, l'amortissement du véhicule, etc. Le conducteur doit donc régler les frais de péage et d'essence de son véhicule ainsi que sa participation forfaitaire !
Le conducteur communique donc la distance parcourue (trajet + rayonnage) au trésorier ou au président qui lui donne un chèque en échange des participations de ses passagers.
Exemple :
L'organisation de sorties en train est à encourager, notamment pour des raisons de sécurité et d'environnement, dans les cas qui le justifient : train de nuit pour un site très éloigné ou TGV pour augmenter le temps de grimpe sur un week end ou un court séjour.
Dans ce cas :
Les frais de logement et de nourriture sont à la charge des participants aux sorties, organisateurs compris.
Pour le logement et la nourriture, chaque organisateur fait un peu comme il veut mais il est préférable de privilégier dès que possible des solutions collectives, moins chères et plus sympas du point de vue vie associative (repas préparés en commun, hébergement en camping ou en gîte, etc.).
Il faut penser à réserver très tôt les logements en gîte car c'est vite complet, surtout pour des groupes importants.
Pour les sorties initiation en revanche, les frais de logement et de nourriture des encadrants sont pris en charge par le club.
En cas de difficultés passagères pour l'un des participants, d'autres frais pourront être pris en charge. En discuter directement avec l'organisateur, le trésorier et président.
Roc14 propose du matériel pour les sorties : cordes à simple et à double, casques, dégaines, mousquetons à vis, sangles. Il faut en faire la demande le plus tôt possible sur la liste materiel.
Il est recommandé de :
Il est également possible d'emprunter des topo. Si le topo n'est pas dans la topo-thèque, il faut l'acheter, l'estampiller Roc14, le rajouter à la topo-thèque et se le faire rembourser.