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playground:organisation_de_sortie [2012/04/26 09:59] – [Organisation d'une sortie] noemie.marrantplayground:organisation_de_sortie [2012/06/11 22:39] (Version actuelle) – noemie.marrant
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 Afin d'aider les organisateurs de sorties, ce guide donne quelques conseils et détaille comment Roc14 participe financièrement aux sorties afin de les encourager. Afin d'aider les organisateurs de sorties, ce guide donne quelques conseils et détaille comment Roc14 participe financièrement aux sorties afin de les encourager.
  
-- ===== Sorties concernées ===== 
-+ 
  ===== Organisation d'une sortie ====  ===== Organisation d'une sortie ====
  
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 Pour une communication optimale, il est nécessaire de **faire une affiche**  Pour une communication optimale, il est nécessaire de **faire une affiche** 
-Celle-ci doit a minima contenir les inforamtions suivantes : date, lieu, pré-requis (niveau), réunion de préparation, personne à contacter, budget approximatif, etc.+Celle-ci doit a minima contenir les informations suivantes : date, lieu, pré-requis (niveau), réunion de préparation, personne à contacter, budget approximatif, etc.
  
 Les affiches doivent comporter les logos de Roc 14 [[http://wiki.roc14.org/_media/guide/logo_roc_14.jpg|{{:guide:logo_roc_14.jpg?50}}]] et celui de la FSGT [[http://wiki.roc14.org/_media/guide/logo_fsgt.png|{{:guide:logo_fsgt.png?50}}]] en bonne définition //(Cliquer sur les images)// Les affiches doivent comporter les logos de Roc 14 [[http://wiki.roc14.org/_media/guide/logo_roc_14.jpg|{{:guide:logo_roc_14.jpg?50}}]] et celui de la FSGT [[http://wiki.roc14.org/_media/guide/logo_fsgt.png|{{:guide:logo_fsgt.png?50}}]] en bonne définition //(Cliquer sur les images)//
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 __**Conseils supplémentaires**__ __**Conseils supplémentaires**__
  
-Il est conseillé de demander des **arrhes**, surtout pour les sorties en train : elles peuvent par exemple correspondre au prix du forfait de transport ou du billet de train. Elles permettent d'éviter les désistements.+   Il est conseillé de demander des **arrhes**, surtout pour les sorties en train : elles peuvent par exemple correspondre au prix du forfait de transport ou du billet de train. Elles permettent d'éviter les désistements.
  
  
 __**Communication sur les sorties**__ __**Communication sur les sorties**__
  
-    Affiche diffusée sur le tableau d’affichage, sur le site internet +    Affiche diffusée sur le tableau d'affiche et sur le site Internet 
-    Date de la sortie inscrite sur le calendrier +    Date de la sortie inscrite sur le calendrier  
-    Programme des sorties du mois à venir systématiquement intégré à la newsletter (il n'est donc pas nécessaire de faire une annonce par email - sauf en cas de manque de participants). +    Programme des sorties du mois à venir systématiquement intégré à la newsletter (il n'est pas nécessaire de faire une annonce par mail - sauf en cas de manque de participants) 
-    N’hésitez pas à en **parler autour de vous** durant les créneaux au gymnase //(le bouche à oreille fonctionne très bien)//. +    N'hésitez pas à en **perler autour de vous** durant les créneaux au gymnase //(le bouche à oreille fonctionne très bien)//. 
-    + 
 +  
          
 __**Après la sortie**__    __**Après la sortie**__   
  
-    Il est indispensable de communiquer sur chaque sortie que Roc 14 organise ou à laquelle ses membres participent. Aussi il est demandé à l'organisateur de sortie de prévoir la **rédaction d’un compte-rendu/article** à publier sur le site (Il peut être rédigé par n'importe quel participant à la sortie). +    Il est indispensable de communiquer sur chaque sortie que Roc 14 organise ou à laquelle ses membres participent. Aussi, il est demandé à l'organisateur de la sortie de prévoir la **rédaction d'un compte-rendu/article** à publier sur le site (Il peut être rédigé par n'importe quel participant à la sortie).  
-    Afin d’avoir une idée du coût des sorties, il est également demandé aux organisateurs de remplir le tableau des sorties (lien).+    Afin d'avoir une idée du coût des sorties, il est également demandé aux organisateurs de remplir le tableau des sorties (//**LIEN**//) 
 +    
  
-===== Frais pris en charge =====+===== Modalités de prise en charge des frais ===== 
 + 
 +=== Principe ===
  
 **Seuls les frais de transports** seront systématiquement **pris en charge**. Sont donc exclus les frais de logement et de repas sauf cas particulier (caisse de solidarité ou événement extraordinaire). **Seuls les frais de transports** seront systématiquement **pris en charge**. Sont donc exclus les frais de logement et de repas sauf cas particulier (caisse de solidarité ou événement extraordinaire).
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 En cas de difficultés pour avancer certains frais, contactez le trésorier. En cas de difficultés pour avancer certains frais, contactez le trésorier.
  
-==== Remboursement du transport en voiture ==== 
  
-Le club **prend en charge la totalité des frais de transport** afin d'abaisser le coût des sorties et de permettre à tout le monde d'y participer.+=== Exception ===  
 + 
 +Lorsque les membres de Roc14 participent aux sorties organisées par les autres associations FSGT, et notamment les sorties liées à la pratique de sports de montagne, et ** uniquement si une voiture n'a pas pu être remplie par des membres de Roc 14 ** il a été décidé, à partir du 1er janvier 2012, que Roc 14 participerait sous forme d’indemnités journalières aux frais de ces sorties. 
 + 
 + 
 +=== Remboursement du transport en voiture === 
 + 
 +Le club **prend en charge la quasi totalité des frais de transport** afin d'abaisser le coût des sorties et de permettre à tout le monde d'y participer.
  
 Dans tous les cas, il faut **impérativement** demander et conserver **les factures**. Dans tous les cas, il faut **impérativement** demander et conserver **les factures**.
  
-Qu'il y ait location d'un vehicule ou covoiturage, tous **les participants de la sortie versent au club une participation forfaitaire** fixée à :+^   ^  Participation aux frais de transport par les participants  ^ Prise en charge des frais de Péage  ^  Prise en charge des faire d'essence  ^  Justificatifs à fournir à Roc 14  ^  Autres remboursements  ^ 
 +^ Utilisation d'une voiture personnelle  |  Oui  |  Propriétaire de la voiture  |  Propriétaire de la voiture  |  Aucun  |  Forfait 0,3€/km  | 
 +^ Recours à la location de véhicule  |  Oui  |  Roc 14  |  Roc 14  |  Toutes les factures de péage et d'essence  |  Aucun  | 
 +^ Transport en train  |   
 + 
 +Qu'il y ait location d'un véhicule ou covoiturage, tous **les participants de la sortie versent au club une participation forfaitaire** fixée à :
  
 ^   Distance aller/retour  ^  Participation forfaitaire  ^  Exemples                              ^ ^   Distance aller/retour  ^  Participation forfaitaire  ^  Exemples                              ^

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