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 Afin d'aider les organisateurs de sorties, ce guide donne quelques conseils et détaille comment Roc14 participe financièrement aux sorties afin de les encourager. Afin d'aider les organisateurs de sorties, ce guide donne quelques conseils et détaille comment Roc14 participe financièrement aux sorties afin de les encourager.
  
-===== Sorties concernées =====+ ===== Organisation d'une sortie ====
  
-Seules les sorties **décidées en collectif**, **affichées sur le tableau** du gymnase et **publiées sur le site et le calendrier** avec les coordonnées d'un organisateur sont prises en charge.+__**Type de sorties**__ 
 +  * Toutes sorties **décidées en collectif**, **affichées sur le tableau** du gymnase et **publiées sur le site et le calendrier** avec les coordonnées d'un organisateur sont prises en charge 
 +  * Sorties co-organisées par Roc 14 et un autre club FSGT 
 +  * Sorties FSGT ou d'autres associations FSGT (Grimpe 13, Vertical 12, US Ivry, ...) 
 +  * Initiatives nécessitant un accompagnateur (rencontres amicales pour enfants et adolescent par exemple)
  
-Il peut s'agir : +__**Délais de mise en place**__
-  * de n'importe quelles sorties Roc14, +
-  * de sorties FSGT ou d'autres associations FSGT (Grimpe 13, Vertical 12, US Ivry, ...) à **condition qu'un véhicule complet d'adhérents** de Roc14 ait été constitué, +
-  * initiatives nécessitant un accompagnateur (rencontres amicales pour enfants et adolescent par exemple)+
  
-Les sorties doivent **être annoncées suffisamment à l'avance** sur le tableau d'affichage, le site internet et le calendrier pour permettre à tous de participer :+Afin de permettre à tous de participer aux sorties, celles-ci doivent **être annoncées suffisamment à l'avance** sur le tableau d'affichage, le site internet et le calendrier :
   * sorties "Week-end" sans jour de congés : **2 semaines minimum** avant la sortie   * sorties "Week-end" sans jour de congés : **2 semaines minimum** avant la sortie
   * sorties avec jour de congés : **1 mois à l'avance**   * sorties avec jour de congés : **1 mois à l'avance**
  
-Il est nécessaire de **faire une affiche** récapitulant les informations essentielles : date, lieu, pré-requis (niveau), réunion de préparation, personne à contacter, budget approximatif, etc. 
  
-Pour vos affiches, voici le logo de Roc 14 [[http://wiki.roc14.org/_media/guide/logo_roc_14.jpg|{{:guide:logo_roc_14.jpg?50}}]] et celui de la FSGT [[http://wiki.roc14.org/_media/guide/logo_fsgt.png|{{:guide:logo_fsgt.png?50}}]] en bonne définition.+__**Contenu d'une affiche**__
  
-Il est conseillé de demander des **arrhes**, surtout pour les sorties en train : elles peuvent par exemple correspondre au prix du forfait de transport ou du billet de train. Elles permettent d'éviter les désistements.+Pour une communication optimale, il est nécessaire de **faire une affiche**  
 +Celle-ci doit a minima contenir les informations suivantes : date, lieu, pré-requis (niveau), réunion de préparation, personne à contacter, budget approximatif, etc.
  
-Le programme des sorties du mois à venir sera systématiquement intégré à la newsletter, donc pas besoin de faire d'annonce par email (sauf en cas de manque de participants).+Les affiches doivent comporter les logos de Roc 14 [[http://wiki.roc14.org/_media/guide/logo_roc_14.jpg|{{:guide:logo_roc_14.jpg?50}}]] et celui de la FSGT [[http://wiki.roc14.org/_media/guide/logo_fsgt.png|{{:guide:logo_fsgt.png?50}}]] en bonne définition //(Cliquer sur les images)//
  
-N'hésitez pas par contre à en **parler autour de vous** durant les créneaux au gymnase, l'expérience montre que le bouche à oreille fonctionne très bien.  
  
-L'organisateur de sortie doit penser au **compte-rendu** à publier sur le site qui peut être rédigé par n'importe quel participant à la sortie.+__**Conseils supplémentaires**__
  
-===== Frais pris en charge =====+   Il est conseillé de demander des **arrhes**, surtout pour les sorties en train : elles peuvent par exemple correspondre au prix du forfait de transport ou du billet de train. Elles permettent d'éviter les désistements. 
 + 
 + 
 +__**Communication sur les sorties**__ 
 + 
 +    Affiche diffusée sur le tableau d'affiche et sur le site Internet 
 +    Date de la sortie inscrite sur le calendrier  
 +    Programme des sorties du mois à venir systématiquement intégré à la newsletter (il n'est pas nécessaire de faire une annonce par mail - sauf en cas de manque de participants) 
 +    N'hésitez pas à en **perler autour de vous** durant les créneaux au gymnase //(le bouche à oreille fonctionne très bien)//. 
 + 
 +   
 +     
 +__**Après la sortie**__    
 + 
 +    Il est indispensable de communiquer sur chaque sortie que Roc 14 organise ou à laquelle ses membres participent. Aussi, il est demandé à l'organisateur de la sortie de prévoir la **rédaction d'un compte-rendu/article** à publier sur le site (Il peut être rédigé par n'importe quel participant à la sortie).  
 +    Afin d'avoir une idée du coût des sorties, il est également demandé aux organisateurs de remplir le tableau des sorties (//**LIEN**//) 
 +     
 + 
 +===== Modalités de prise en charge des frais ===== 
 + 
 +=== Principe ===
  
 **Seuls les frais de transports** seront systématiquement **pris en charge**. Sont donc exclus les frais de logement et de repas sauf cas particulier (caisse de solidarité ou événement extraordinaire). **Seuls les frais de transports** seront systématiquement **pris en charge**. Sont donc exclus les frais de logement et de repas sauf cas particulier (caisse de solidarité ou événement extraordinaire).
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 En cas de difficultés pour avancer certains frais, contactez le trésorier. En cas de difficultés pour avancer certains frais, contactez le trésorier.
  
-==== Remboursement du transport en voiture ==== 
  
-Le club **prend en charge la totalité des frais de transport** afin d'abaisser le coût des sorties et de permettre à tout le monde d'y participer.+=== Exception ===  
 + 
 +Lorsque les membres de Roc14 participent aux sorties organisées par les autres associations FSGT, et notamment les sorties liées à la pratique de sports de montagne, et ** uniquement si une voiture n'a pas pu être remplie par des membres de Roc 14 ** il a été décidé, à partir du 1er janvier 2012, que Roc 14 participerait sous forme d’indemnités journalières aux frais de ces sorties. 
 + 
 + 
 +=== Remboursement du transport en voiture === 
 + 
 +Le club **prend en charge la quasi totalité des frais de transport** afin d'abaisser le coût des sorties et de permettre à tout le monde d'y participer.
  
 Dans tous les cas, il faut **impérativement** demander et conserver **les factures**. Dans tous les cas, il faut **impérativement** demander et conserver **les factures**.
  
-Qu'il y ait location d'un vehicule ou covoiturage, tous **les participants de la sortie versent au club une participation forfaitaire** fixée à :+^   ^  Participation aux frais de transport par les participants  ^ Prise en charge des frais de Péage  ^  Prise en charge des faire d'essence  ^  Justificatifs à fournir à Roc 14  ^  Autres remboursements  ^ 
 +^ Utilisation d'une voiture personnelle  |  Oui  |  Propriétaire de la voiture  |  Propriétaire de la voiture  |  Aucun  |  Forfait 0,3€/km  | 
 +^ Recours à la location de véhicule  |  Oui  |  Roc 14  |  Roc 14  |  Toutes les factures de péage et d'essence  |  Aucun  | 
 +^ Transport en train  |   
 + 
 +Qu'il y ait location d'un véhicule ou covoiturage, tous **les participants de la sortie versent au club une participation forfaitaire** fixée à :
  
 ^   Distance aller/retour  ^  Participation forfaitaire  ^  Exemples                              ^ ^   Distance aller/retour  ^  Participation forfaitaire  ^  Exemples                              ^

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