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| playground:organisation_de_sortie [2012/04/24 10:22] – créée djerem | playground:organisation_de_sortie [2012/04/26 10:06] – [Organisation d'une sortie] noemie.marrant |
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| Afin d'aider les organisateurs de sorties, ce guide donne quelques conseils et détaille comment Roc14 participe financièrement aux sorties afin de les encourager. | Afin d'aider les organisateurs de sorties, ce guide donne quelques conseils et détaille comment Roc14 participe financièrement aux sorties afin de les encourager. |
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| ===== Sorties concernées ===== | - ===== Sorties concernées ===== |
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| | ===== Organisation d'une sortie ==== |
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| Seules les sorties **décidées en collectif**, **affichées sur le tableau** du gymnase et **publiées sur le site et le calendrier** avec les coordonnées d'un organisateur sont prises en charge. | __**Type de sorties**__ |
| | * Toutes sorties **décidées en collectif**, **affichées sur le tableau** du gymnase et **publiées sur le site et le calendrier** avec les coordonnées d'un organisateur sont prises en charge |
| | * Sorties co-organisées par Roc 14 et un autre club FSGT |
| | * Sorties FSGT ou d'autres associations FSGT (Grimpe 13, Vertical 12, US Ivry, ...) |
| | * Initiatives nécessitant un accompagnateur (rencontres amicales pour enfants et adolescent par exemple) |
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| Il peut s'agir : | __**Délais de mise en place**__ |
| * de n'importe quelles sorties Roc14, | |
| * de sorties FSGT ou d'autres associations FSGT (Grimpe 13, Vertical 12, US Ivry, ...) à **condition qu'un véhicule complet d'adhérents** de Roc14 ait été constitué, | |
| * initiatives nécessitant un accompagnateur (rencontres amicales pour enfants et adolescent par exemple) | |
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| Les sorties doivent **être annoncées suffisamment à l'avance** sur le tableau d'affichage, le site internet et le calendrier pour permettre à tous de participer : | Afin de permettre à tous de participer aux sorties, celles-ci doivent **être annoncées suffisamment à l'avance** sur le tableau d'affichage, le site internet et le calendrier : |
| * sorties "Week-end" sans jour de congés : **2 semaines minimum** avant la sortie | * sorties "Week-end" sans jour de congés : **2 semaines minimum** avant la sortie |
| * sorties avec jour de congés : **1 mois à l'avance** | * sorties avec jour de congés : **1 mois à l'avance** |
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| Il est nécessaire de **faire une affiche** récapitulant les informations essentielles : date, lieu, pré-requis (niveau), réunion de préparation, personne à contacter, budget approximatif, etc. | |
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| Pour vos affiches, voici le logo de Roc 14 [[http://wiki.roc14.org/_media/guide/logo_roc_14.jpg|{{:guide:logo_roc_14.jpg?50}}]] et celui de la FSGT [[http://wiki.roc14.org/_media/guide/logo_fsgt.png|{{:guide:logo_fsgt.png?50}}]] en bonne définition. | __**Contenu d'une affiche**__ |
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| Il est conseillé de demander des **arrhes**, surtout pour les sorties en train : elles peuvent par exemple correspondre au prix du forfait de transport ou du billet de train. Elles permettent d'éviter les désistements. | Pour une communication optimale, il est nécessaire de **faire une affiche** |
| | Celle-ci doit a minima contenir les inforamtions suivantes : date, lieu, pré-requis (niveau), réunion de préparation, personne à contacter, budget approximatif, etc. |
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| Le programme des sorties du mois à venir sera systématiquement intégré à la newsletter, donc pas besoin de faire d'annonce par email (sauf en cas de manque de participants). | Les affiches doivent comporter les logos de Roc 14 [[http://wiki.roc14.org/_media/guide/logo_roc_14.jpg|{{:guide:logo_roc_14.jpg?50}}]] et celui de la FSGT [[http://wiki.roc14.org/_media/guide/logo_fsgt.png|{{:guide:logo_fsgt.png?50}}]] en bonne définition //(Cliquer sur les images)// |
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| N'hésitez pas par contre à en **parler autour de vous** durant les créneaux au gymnase, l'expérience montre que le bouche à oreille fonctionne très bien. | |
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| L'organisateur de sortie doit penser au **compte-rendu** à publier sur le site qui peut être rédigé par n'importe quel participant à la sortie. | __**Conseils supplémentaires**__ |
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| | Il est conseillé de demander des **arrhes**, surtout pour les sorties en train : elles peuvent par exemple correspondre au prix du forfait de transport ou du billet de train. Elles permettent d'éviter les désistements. |
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| | __**Communication sur les sorties**__ |
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| | Affiche diffusée sur le tableau d'affiche et sur le site Internet |
| | Date de la sortie inscrite sur le calendrier |
| | Programme des sorties du mois à venir systématiquement intégré à la newsletter (il n'est pas nécessaire de faire une annonce par mail - sauf en cas de manque de participants) |
| | N'hésitez pas à en **perler autour de vous** durant les créneaux au gymnase //(le bouche à oreille fonctionne très bien)//. |
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| | __**Après la sortie**__ |
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| | Il est indispensable de communiquer sur chaque sortie que Roc 14 organise ou à laquelle ses membres participent. Aussi, il est demandé à l'organisateur de la sortie de prévoir la **rédaction d'un compte-rendu/article** à publier sur le site (Il peut être rédigé par n'importe quel participant à la sortie). |
| | Afin d'avoi une idée du coût des sorties, il est également demandé aux organisateurs de remplir le tableau des sorties (//**LIEN**//) |
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| ===== Frais pris en charge ===== | ===== Frais pris en charge ===== |
| Qu'il y ait location d'un vehicule ou covoiturage, tous **les participants de la sortie versent au club une participation forfaitaire** fixée à : | Qu'il y ait location d'un vehicule ou covoiturage, tous **les participants de la sortie versent au club une participation forfaitaire** fixée à : |
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| * **5€** pour Fontainebleau ou **moins de 150 km A/R** | ^ Distance aller/retour ^ Participation forfaitaire ^ Exemples ^ |
| * **10€** pour Hauteroche ou la Normandie ou **moins de 700 km A/R** | ^ %% <= %% 150 km | 5€ | Fontainebleau | |
| * **25€** pour les Alpes ou **moins de 1200 km A/R** | ^ %% <= %% 700 km | 10€ | Hauteroche, Vertu, Angles, Normandie | |
| * **30€** pour le Sud de la France **plus 1200 km A/R** | ^ %% <= %% 1200 km | 25€ | Alpes | |
| | ^ %% > %% 1200 km | 30€ | Sud de la France | |
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| | FIXME //Jérémy: j'aime bien les exemples dans le tableau, on pourrait peut-être en mettre d'autres plus précis.// \\ |
| | FIXME //Jérémy: je pense l'idée d'un tableau plus facile à lire en tout cas et très bonne.// \\ |
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| C'est à l'organisateur de la sortie de récupérer les participations aux frais qui se font systématiquement par chèque à l'ordre de Roc14. | C'est à l'organisateur de la sortie de récupérer les participations aux frais qui se font systématiquement par chèque à l'ordre de Roc14. |
