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guide:organisation_de_sortie [2018/11/27 14:01] – [Transport en voiture] celinemguide:organisation_de_sortie [2018/11/29 21:55] (Version actuelle) – [Sorties concernées] celinem
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 Afin d'aider les organisateurs de sorties, ce guide donne quelques conseils et détaille comment Roc14 participe financièrement aux sorties. Afin d'aider les organisateurs de sorties, ce guide donne quelques conseils et détaille comment Roc14 participe financièrement aux sorties.
 +
 +N'hésitez pas à solliciter le [[contact.sorties@roc14.org|Pôle Sorties !]]
 ===== Sorties concernées ===== ===== Sorties concernées =====
  
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 Il peut s'agir : Il peut s'agir :
   * de n'importe quelles sorties Roc14,   * de n'importe quelles sorties Roc14,
-  * de sorties FSGT ou d'autres associations FSGT (Grimpe 13, Vertical 12, US Ivry, ...) à **condition qu'un véhicule complet d'adhérents** de Roc14 ait été constitué,+  * de sorties FSGT ou d'autres associations FSGT (Grimpe 13, Vertical 12, US Ivry, ...) à **condition qu'il s'agisse d'une sortie co-organisée** avec Roc14,
   * initiatives nécessitant un accompagnateur (rencontres amicales pour enfants et adolescent par exemple)   * initiatives nécessitant un accompagnateur (rencontres amicales pour enfants et adolescent par exemple)
  
-Les sorties doivent **être annoncées suffisamment à l'avance** sur le tableau d'affichage, le site internet et le calendrier pour permettre à tous de participer :+===Comment l'annoncer ? === 
 +Les sorties doivent **être annoncées suffisamment à l'avance** sur le tableau d'affichage, le site internetle calendrier et par mail sur la liste [[membres@roc14.org|membres]]pour permettre à tous de participer :
   * sorties "Week-end" sans jour de congés : **2 semaines minimum** avant la sortie   * sorties "Week-end" sans jour de congés : **2 semaines minimum** avant la sortie
   * sorties avec jour de congés : **1 mois à l'avance**   * sorties avec jour de congés : **1 mois à l'avance**
-Pour des sorties organisées en septembre et si elles ne sont pas prevues lors du dernier collectif de juillet (en particulier pour des sejours), un mail peut presentant la sortie doit etre envoyé sur liste collectif (collectif@roc14.org) puis annoncée à l'ensemble des membres. La sortie sera ensuite presentée lors du collectif suivant. 
  
-Il est nécessaire de **faire une affiche** récapitulant les informations essentielles : date, lieu, pré-requis (niveau), réunion de préparation, personne à contacter, budget approximatif, etc.+L'annonce de la sortie récapitule les informations essentielles : date, lieu, pré-requis (niveau), réunion de préparation, personne à contacter, budget approximatif, etc.
  
-Pour vos affiches, utiliser le nouveau logo de Roc 14 et celui de la section montagne de la FSGT.+Pour vos affiches, utilisez le logo de Roc 14 et celui de la [[https://www.fsgt.org/activites/escal_mont|section montagne de la FSGT]].
  
-===Il est impératif de demander des arrhes, surtout pour les sorties avec frais fixes (trainhébergement) ayant fait l'objet d'une avance de frais de la part du club : elles correspondent aux frais avancés et permettent d'éviter les désistements.===+N'hésitez pas à en **parler autour de vous** durant les créneaux au gymnase, l'expérience montre que le bouche à oreille fonctionne très bien
  
 +Pour des sorties organisées en septembre et si elles ne sont pas prévues lors du dernier collectif de juillet (en particulier pour des séjours), un mail peut présentant la sortie doit être envoyé sur liste [[collectif@roc14.org|collectif]] puis annoncée à l'ensemble des membres. 
  
-Le programme des sorties du mois à venir sera systématiquement intégré à la newsletter, donc pas besoin de faire d'annonce par email (sauf en cas de manque de participants).+La sortie sera ensuite présentée lors du collectif suivant.
  
-N'hésitez pas par contre à en **parler autour de vous** durant les créneaux au gymnase, l'expérience montre que le bouche à oreille fonctionne très bien+ 
 +=== Versement d'arrhes=== 
 +**Il est impératif de demander des arrhes**, surtout pour les sorties avec frais fixes (trainhébergement) ayant fait l'objet d'une avance de frais de la part du club : elles correspondent aux frais avancés et permettent d'éviter les désistements.
  
 L'organisateur de sortie doit penser au **compte-rendu** à publier sur le site qui peut être rédigé par n'importe quel participant à la sortie. L'organisateur de sortie doit penser au **compte-rendu** à publier sur le site qui peut être rédigé par n'importe quel participant à la sortie.
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 === Location === === Location ===
    
-En cas de location d'un véhicule sur **Paris**, vous pouvez d'abord vous adresser à :+En cas de location d'un véhicule sur **Paris**, deux loueurs "historiques" auprès de qui le club a déjà loué des véhicules :
  
 - **Buchard** (99 Boulevard Auguste Blanqui, 75013 Paris, 01.45.80.15.15) pour des voitures 5 ou 7 places ou le minibus de 9 places. Bien préciser qu'il s'agit d'une sortie Roc14. La facturation se fait directement à Roc 14. - **Buchard** (99 Boulevard Auguste Blanqui, 75013 Paris, 01.45.80.15.15) pour des voitures 5 ou 7 places ou le minibus de 9 places. Bien préciser qu'il s'agit d'une sortie Roc14. La facturation se fait directement à Roc 14.
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   * que l'un des conducteurs payent avec une **carte bancaire //Gold//** : elle inclue une assurance en cas d'accident   * que l'un des conducteurs payent avec une **carte bancaire //Gold//** : elle inclue une assurance en cas d'accident
   * si les conducteurs n'ont pas de carte Gold, il faut obligatoirement prendre l'option **rachat de franchise**.   * si les conducteurs n'ont pas de carte Gold, il faut obligatoirement prendre l'option **rachat de franchise**.
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 +Dorénavant, des sorties utilisent également la **plate-forme Drivy** : cela permet des économies considérables, et une grande flexibilité des horaires, avec des assurances tout comme pour un loueur classique.
  
 === Co-voiturage === === Co-voiturage ===
  
 Roc 14 préconise que le remboursement des frais de transport à la personne qui met à disposition son véhicule personnel se fasse sur la base du barème kilométrique utilisé pour l'application de l'article 200 du Code des impôts (frais engagés par les bénévoles d'une association) soit 0,311 €/km en 2018. Ces frais kilométriques ainsi que les péages sont mis à la charge du groupe. Il peuvent être librement modulés lors de l'organisation de la sortie. Roc 14 préconise que le remboursement des frais de transport à la personne qui met à disposition son véhicule personnel se fasse sur la base du barème kilométrique utilisé pour l'application de l'article 200 du Code des impôts (frais engagés par les bénévoles d'une association) soit 0,311 €/km en 2018. Ces frais kilométriques ainsi que les péages sont mis à la charge du groupe. Il peuvent être librement modulés lors de l'organisation de la sortie.
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 +=== Amendes ===
 +Le club n'est nullement responsable des infractions constatées lors d'une sortie.
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 +L'éventuel partage des amendes est un sujet épineux et qui doit faire l'objet, en amont de l'organisation de chaque sortie, d'une discussion pour s'accorder sur les responsabilités de chacun.
 +Le club rappelle que la sécurité est l'affaire de tous, aussi bien sur la falaise que sur la route et que chacun doit être vigilant, qu'il soit au volant ou passager.
  
 ==== Organisation de sorties en train ==== ==== Organisation de sorties en train ====
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   * de faire des emprunts **par personne** et non par groupe afin de responsabiliser les grimpeurs !   * de faire des emprunts **par personne** et non par groupe afin de responsabiliser les grimpeurs !
  
-Il est également possible d'emprunter des topo. Si le topo n'est pas dans la topo-thèque, il faut l'acheter, l'estampiller Roc14, le rajouter à la topo-thèque et se le faire rembourser.+En cas de casse ou perte de matériel, sauf circonstances particulières (par ex un accident), il vous sera demandé de participer financière au remplacement du matériel. 
 + 
 +Il est également possible d'emprunter des topo. Si le topo n'est pas dans la topo-thèque, il est possible de l'acheter, **avec l'accord du pôle matériel**, puis l'estampiller Roc14, le rajouter à la topo-thèque et se le faire rembourser.
  
  
 ===== Boîte à outils ===== ===== Boîte à outils =====
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 +== gestion des inscriptions ==
 Pour vous aider dans la gestion des inscriptions pour vos sorties,un googledoc a été créé https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AoUDLp7sjcs8dDdxaHF6SGwwMlp4emhfNmxncWJfVnc&usp=sharing. Pour vous aider dans la gestion des inscriptions pour vos sorties,un googledoc a été créé https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AoUDLp7sjcs8dDdxaHF6SGwwMlp4emhfNmxncWJfVnc&usp=sharing.
 il vous suffit de créer une copie de cette feuille, de la mettre a votre goût et de le diffuser. il vous suffit de créer une copie de cette feuille, de la mettre a votre goût et de le diffuser.
-Des renseignements utiles sur l'organisation des sorties précédentes peuvent être trouvées dans les [[Archives logistiques]] 
  
 +== répertoire des sorties précédentes ==
 +Des renseignements utiles sur les falaises qui ont été la destination de sorties ROC14 précédentes et sur les hébergements à proximité se trouvent ici : 
 +http://wiki.roc14.org/guide/archives_logistiques
  
  
 ===== Contacts ===== ===== Contacts =====
  
-  * [[bureau@roc14.org|Bureau]],+ 
 +  * [[contact.sortie@roc14.org|Le Pôle sorties bien entendu !]] 
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 +  * [[bureau@roc14.org|Bureau]]