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guide:organisation_de_sortie [2018/11/27 12:33] – [Frais pris en charge] celinemguide:organisation_de_sortie [2018/11/29 21:55] (Version actuelle) – [Sorties concernées] celinem
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 Afin d'aider les organisateurs de sorties, ce guide donne quelques conseils et détaille comment Roc14 participe financièrement aux sorties. Afin d'aider les organisateurs de sorties, ce guide donne quelques conseils et détaille comment Roc14 participe financièrement aux sorties.
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 +N'hésitez pas à solliciter le [[contact.sorties@roc14.org|Pôle Sorties !]]
 ===== Sorties concernées ===== ===== Sorties concernées =====
  
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 Il peut s'agir : Il peut s'agir :
   * de n'importe quelles sorties Roc14,   * de n'importe quelles sorties Roc14,
-  * de sorties FSGT ou d'autres associations FSGT (Grimpe 13, Vertical 12, US Ivry, ...) à **condition qu'un véhicule complet d'adhérents** de Roc14 ait été constitué,+  * de sorties FSGT ou d'autres associations FSGT (Grimpe 13, Vertical 12, US Ivry, ...) à **condition qu'il s'agisse d'une sortie co-organisée** avec Roc14,
   * initiatives nécessitant un accompagnateur (rencontres amicales pour enfants et adolescent par exemple)   * initiatives nécessitant un accompagnateur (rencontres amicales pour enfants et adolescent par exemple)
  
-Les sorties doivent **être annoncées suffisamment à l'avance** sur le tableau d'affichage, le site internet et le calendrier pour permettre à tous de participer :+===Comment l'annoncer ? === 
 +Les sorties doivent **être annoncées suffisamment à l'avance** sur le tableau d'affichage, le site internet, le calendrier et par mail sur la liste [[membres@roc14.org|membres]]pour permettre à tous de participer :
   * sorties "Week-end" sans jour de congés : **2 semaines minimum** avant la sortie   * sorties "Week-end" sans jour de congés : **2 semaines minimum** avant la sortie
   * sorties avec jour de congés : **1 mois à l'avance**   * sorties avec jour de congés : **1 mois à l'avance**
-Pour des sorties organisées en septembre et si elles ne sont pas prevues lors du dernier collectif de juillet (en particulier pour des sejours), un mail peut presentant la sortie doit etre envoyé sur liste collectif (collectif@roc14.org) puis annoncée à l'ensemble des membres. La sortie sera ensuite presentée lors du collectif suivant. 
  
-Il est nécessaire de **faire une affiche** récapitulant les informations essentielles : date, lieu, pré-requis (niveau), réunion de préparation, personne à contacter, budget approximatif, etc.+L'annonce de la sortie récapitule les informations essentielles : date, lieu, pré-requis (niveau), réunion de préparation, personne à contacter, budget approximatif, etc.
  
-Pour vos affiches, utiliser le nouveau logo de Roc 14 et celui de la section montagne de la FSGT.+Pour vos affiches, utilisez le logo de Roc 14 et celui de la [[https://www.fsgt.org/activites/escal_mont|section montagne de la FSGT]].
  
-===Il est impératif de demander des arrhes, surtout pour les sorties avec frais fixes (train, hébergement) ayant fait l'objet d'une avance de frais de la part du club : elles correspondent aux frais avancés et permettent d'éviter les désistements.===+N'hésitez pas à en **parler autour de vous** durant les créneaux au gymnase, l'expérience montre que le bouche à oreille fonctionne très bien. 
  
 +Pour des sorties organisées en septembre et si elles ne sont pas prévues lors du dernier collectif de juillet (en particulier pour des séjours), un mail peut présentant la sortie doit être envoyé sur liste [[collectif@roc14.org|collectif]] puis annoncée à l'ensemble des membres. 
  
-Le programme des sorties du mois à venir sera systématiquement intégré à la newsletter, donc pas besoin de faire d'annonce par email (sauf en cas de manque de participants).+La sortie sera ensuite présentée lors du collectif suivant.
  
-N'hésitez pas par contre à en **parler autour de vous** durant les créneaux au gymnase, l'expérience montre que le bouche à oreille fonctionne très bien. + 
 +=== Versement d'arrhes=== 
 +**Il est impératif de demander des arrhes**, surtout pour les sorties avec frais fixes (train, hébergement) ayant fait l'objet d'une avance de frais de la part du club : elles correspondent aux frais avancés et permettent d'éviter les désistements.
  
 L'organisateur de sortie doit penser au **compte-rendu** à publier sur le site qui peut être rédigé par n'importe quel participant à la sortie. L'organisateur de sortie doit penser au **compte-rendu** à publier sur le site qui peut être rédigé par n'importe quel participant à la sortie.
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-==== Remboursement du transport en voiture ====+==== Transport en voiture ====
  
-Le club **prend en charge la totalité des frais de transport** afin d'abaisser le coût des sorties et de permettre à tout le monde d'y participer. 
- 
-Dans tous les cas, il faut **impérativement** demander et conserver **les factures**. 
- 
-Qu'il y ait location d'un vehicule ou covoiturage, tous **les participants de la sortie versent au club une participation forfaitaire** fixée à : 
- 
-  * **5€** pour Fontainebleau ou **moins de 150 km A/R** 
-  * **10€** pour Hauteroche ou la Normandie ou **moins de 700 km A/R** 
-  * **25€** pour les Alpes ou **moins de 1200 km A/R** 
-  * **30€** pour le Sud de la France **plus 1200 km A/R** 
- 
-C'est à l'organisateur de la sortie de récupérer les participations aux frais qui se font systématiquement par chèque à l'ordre de Roc14. 
- 
-Dans un souci de transparence et d'équité, tout passe donc par le club pour les frais de transport : il n'y a jamais de transfert d'argent directement entre participants et conducteurs. 
  
 === Location === === Location ===
    
-Tous les frais sont remboursés : location, péage et essence. Le conducteur avance les frais qui lui sont remboursés au retour par le trésorier ou le président en **échange des participations et des factures**. +En cas de location d'un véhicule sur **Paris**, deux loueurs "historiques" auprès de qui le club a déjà loué des véhicules :
- +
-En cas de location d'un véhicule sur **Paris**, vous pouvez d'abord vous adresser à :+
  
 - **Buchard** (99 Boulevard Auguste Blanqui, 75013 Paris, 01.45.80.15.15) pour des voitures 5 ou 7 places ou le minibus de 9 places. Bien préciser qu'il s'agit d'une sortie Roc14. La facturation se fait directement à Roc 14. - **Buchard** (99 Boulevard Auguste Blanqui, 75013 Paris, 01.45.80.15.15) pour des voitures 5 ou 7 places ou le minibus de 9 places. Bien préciser qu'il s'agit d'une sortie Roc14. La facturation se fait directement à Roc 14.
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   * que l'un des conducteurs payent avec une **carte bancaire //Gold//** : elle inclue une assurance en cas d'accident   * que l'un des conducteurs payent avec une **carte bancaire //Gold//** : elle inclue une assurance en cas d'accident
   * si les conducteurs n'ont pas de carte Gold, il faut obligatoirement prendre l'option **rachat de franchise**.   * si les conducteurs n'ont pas de carte Gold, il faut obligatoirement prendre l'option **rachat de franchise**.
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 +Dorénavant, des sorties utilisent également la **plate-forme Drivy** : cela permet des économies considérables, et une grande flexibilité des horaires, avec des assurances tout comme pour un loueur classique.
  
 === Co-voiturage === === Co-voiturage ===
  
-L'association **rembourse le conducteur** sur la base d'un forfait kilométrique de **0,30€ par km** : cela inclue tout, c'est à dire l’essence, le péage, l'amortissement du véhicule, etc. Le conducteur doit donc régler les frais de péage et d'essence de son véhicule ainsi que sa participation forfaitaire !+Roc 14 préconise que le remboursement des frais de transport à la personne qui met à disposition son véhicule personnel se fasse sur la base du barème kilométrique utilisé pour l'application de l'article 200 du Code des impôts (frais engagés par les bénévoles d'une association) soit 0,311 €/km en 2018. Ces frais kilométriques ainsi que les péages sont mis à la charge du groupe. Il peuvent être librement modulés lors de l'organisation de la sortie.
  
-Le conducteur communique donc la distance parcourue (trajet + rayonnage) au trésorier ou au président qui lui donne un chèque en échange des participations de ses passagers.+=== Amendes === 
 +Le club n'est nullement responsable des infractions constatées lors d'une sortie.
  
-Exemple : +L'éventuel partage des amendes est un sujet épineux et qui doit faire l'objet, en amont de l'organisation de chaque sortie, d'une discussion pour s'accorder sur les responsabilités de chacun. 
-  * Fontaineblau : 30€ (120 km AR x 0,3 € - 5 € participation ≅ 30 €) +Le club rappelle que la sécurité est l'affaire de tous, aussi bien sur la falaise que sur la route et que chacun doit être vigilant, qu'il soit au volant ou passager.
-  * Hauteroche : 160€ (560 km AR  x 0,3 € - 10 € participation ≅ 160 €) +
-  * Chamonix : 350€ (1240 km AR  x 0,3 € - 30 € participation ≅ 350 €)+
  
 ==== Organisation de sorties en train ==== ==== Organisation de sorties en train ====
Ligne 93: Ligne 83:
   * achat par le club très en avance de billets de train à bas prix qui seront revendus à prix coutant aux participants (c'est à l'organisateur de la sortie de s'occuper de cet achat)   * achat par le club très en avance de billets de train à bas prix qui seront revendus à prix coutant aux participants (c'est à l'organisateur de la sortie de s'occuper de cet achat)
   * demander le versement d'arrhes aux participants lors de l'inscription à la sortie, d'un montant couvrant le prix du billet de train   * demander le versement d'arrhes aux participants lors de l'inscription à la sortie, d'un montant couvrant le prix du billet de train
-  * prise en charge par le club des frais de transport sur place (location d'un véhicule si besoin ou transfert en taxi collectif de la gare au site de grimpe) 
-  * pas de participation financière demandée aux participants (pour ne pas alourdir une facture déjà chargée par le billet de train) 
- 
 ==== Logement et nourriture ==== ==== Logement et nourriture ====
  
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   * de faire des emprunts **par personne** et non par groupe afin de responsabiliser les grimpeurs !   * de faire des emprunts **par personne** et non par groupe afin de responsabiliser les grimpeurs !
  
-Il est également possible d'emprunter des topo. Si le topo n'est pas dans la topo-thèque, il faut l'acheter, l'estampiller Roc14, le rajouter à la topo-thèque et se le faire rembourser.+En cas de casse ou perte de matériel, sauf circonstances particulières (par ex un accident), il vous sera demandé de participer financière au remplacement du matériel. 
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 +Il est également possible d'emprunter des topo. Si le topo n'est pas dans la topo-thèque, il est possible de l'acheter, **avec l'accord du pôle matériel**, puis l'estampiller Roc14, le rajouter à la topo-thèque et se le faire rembourser.
  
  
 ===== Boîte à outils ===== ===== Boîte à outils =====
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 +== gestion des inscriptions ==
 Pour vous aider dans la gestion des inscriptions pour vos sorties,un googledoc a été créé https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AoUDLp7sjcs8dDdxaHF6SGwwMlp4emhfNmxncWJfVnc&usp=sharing. Pour vous aider dans la gestion des inscriptions pour vos sorties,un googledoc a été créé https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AoUDLp7sjcs8dDdxaHF6SGwwMlp4emhfNmxncWJfVnc&usp=sharing.
 il vous suffit de créer une copie de cette feuille, de la mettre a votre goût et de le diffuser. il vous suffit de créer une copie de cette feuille, de la mettre a votre goût et de le diffuser.
-Des renseignements utiles sur l'organisation des sorties précédentes peuvent être trouvées dans les [[Archives logistiques]] 
  
 +== répertoire des sorties précédentes ==
 +Des renseignements utiles sur les falaises qui ont été la destination de sorties ROC14 précédentes et sur les hébergements à proximité se trouvent ici : 
 +http://wiki.roc14.org/guide/archives_logistiques
  
  
 ===== Contacts ===== ===== Contacts =====
  
-  * [[bureau@roc14.org|Bureau]],+ 
 +  * [[contact.sortie@roc14.org|Le Pôle sorties bien entendu !]] 
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 +  * [[bureau@roc14.org|Bureau]]
    

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