guide:organisation_de_sortie

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====== Organisation des sorties et prise en charge des frais ======

Afin d'aider les organisateurs de sorties, ce guide donne quelques conseils et détaille comment Roc14 participe financièrement aux sorties.
===== Sorties concernées =====

Seules les sorties **décidées en collectif**, **affichées sur le tableau** du gymnase et **publiées sur le site et le calendrier** avec les coordonnées d'un organisateur sont prises en charge.

Il peut s'agir :
  * de n'importe quelles sorties Roc14,
  * de sorties FSGT ou d'autres associations FSGT (Grimpe 13, Vertical 12, US Ivry, ...) à **condition qu'un véhicule complet d'adhérents** de Roc14 ait été constitué,
  * initiatives nécessitant un accompagnateur (rencontres amicales pour enfants et adolescent par exemple)

Les sorties doivent **être annoncées suffisamment à l'avance** sur le tableau d'affichage, le site internet et le calendrier pour permettre à tous de participer :
  * sorties "Week-end" sans jour de congés : **2 semaines minimum** avant la sortie
  * sorties avec jour de congés : **1 mois à l'avance**
Pour des sorties organisées en septembre et si elles ne sont pas prevues lors du dernier collectif de juillet (en particulier pour des sejours), un mail peut presentant la sortie doit etre envoyé sur liste collectif (collectif@roc14.org) puis annoncée à l'ensemble des membres. La sortie sera ensuite presentée lors du collectif suivant.

Il est nécessaire de **faire une affiche** récapitulant les informations essentielles : date, lieu, pré-requis (niveau), réunion de préparation, personne à contacter, budget approximatif, etc.

Pour vos affiches, utiliser le nouveau logo de Roc 14 et celui de la section montagne de la FSGT.

Il est conseillé de demander des **arrhes**, surtout pour les sorties en train : elles peuvent par exemple correspondre au prix du forfait de transport ou du billet de train. Elles permettent d'éviter les désistements.

Le programme des sorties du mois à venir sera systématiquement intégré à la newsletter, donc pas besoin de faire d'annonce par email (sauf en cas de manque de participants).

N'hésitez pas par contre à en **parler autour de vous** durant les créneaux au gymnase, l'expérience montre que le bouche à oreille fonctionne très bien. 

L'organisateur de sortie doit penser au **compte-rendu** à publier sur le site qui peut être rédigé par n'importe quel participant à la sortie.
===== Frais pris en charge =====

**Seuls les frais de transports** seront systématiquement **pris en charge**. Sont donc exclus les frais de logement et de repas sauf cas particulier (caisse de solidarité ou événement extraordinaire).

En cas de difficultés pour avancer certains frais, contactez le trésorier.

==== Remboursement du transport en voiture ====

Le club **prend en charge la totalité des frais de transport** afin d'abaisser le coût des sorties et de permettre à tout le monde d'y participer.

Dans tous les cas, il faut **impérativement** demander et conserver **les factures**.

Qu'il y ait location d'un vehicule ou covoiturage, tous **les participants de la sortie versent au club une participation forfaitaire** fixée à :

  * **5€** pour Fontainebleau ou **moins de 150 km A/R**
  * **10€** pour Hauteroche ou la Normandie ou **moins de 700 km A/R**
  * **25€** pour les Alpes ou **moins de 1200 km A/R**
  * **30€** pour le Sud de la France **plus 1200 km A/R**

C'est à l'organisateur de la sortie de récupérer les participations aux frais qui se font systématiquement par chèque à l'ordre de Roc14.

Dans un souci de transparence et d'équité, tout passe donc par le club pour les frais de transport : il n'y a jamais de transfert d'argent directement entre participants et conducteurs.

=== Location ===
 
Tous les frais sont remboursés : location, péage et essence. Le conducteur avance les frais qui lui sont remboursés au retour par le trésorier ou le président en **échange des participations et des factures**.

En cas de location d'un véhicule sur **Paris**, vous pouvez d'abord vous adresser à :

- **Buchard** (99 Boulevard Auguste Blanqui, 75013 Paris, 01.45.80.15.15) pour des voitures 5 ou 7 places ou le minibus de 9 places. Bien préciser qu'il s'agit d'une sortie Roc14. La facturation se fait directement à Roc 14.
- **Distance Location automobile** à Ivry (23 rue Baudin, métro Pierre Curie, 01.49.60.85.85) pour les minibus de 9 places (à remplir !). Au moment de la location, bien préciser qu'il s'agit d'une sortie Roc 14 et demander le montant de la location. Le conducteur qui récupère le véhicule demande avant un chèque au président ou trésorier du montant de la location.  

En cas d'utilisation d'une autre société de location de véhicules, il est conseillé de :
  * que l'un des conducteurs payent avec une **carte bancaire //Gold//** : elle inclue une assurance en cas d'accident
  * si les conducteurs n'ont pas de carte Gold, il faut obligatoirement prendre l'option **rachat de franchise**.

=== Co-voiturage ===

L'association **rembourse le conducteur** sur la base d'un forfait kilométrique de **0,30€ par km** : cela inclue tout, c'est à dire l’essence, le péage, l'amortissement du véhicule, etc. Le conducteur doit donc régler les frais de péage et d'essence de son véhicule ainsi que sa participation forfaitaire !

Le conducteur communique donc la distance parcourue (trajet + rayonnage) au trésorier ou au président qui lui donne un chèque en échange des participations de ses passagers.

Exemple :
  * Fontaineblau : 30€ (120 km AR x 0,3 € - 5 € participation ≅ 30 €)
  * Hauteroche : 160€ (560 km AR  x 0,3 € - 10 € participation ≅ 160 €)
  * Chamonix : 350€ (1240 km AR  x 0,3 € - 30 € participation ≅ 350 €)

==== Organisation de sorties en train ====

L'organisation de sorties en train est à encourager, notamment pour des raisons de sécurité et d'environnement, dans les cas qui le justifient : train de nuit pour un site très éloigné ou TGV pour augmenter le temps de grimpe sur un week end ou un court séjour.

Dans ce cas : 
  * achat par le club très en avance de billets de train à bas prix qui seront revendus à prix coutant aux participants (c'est à l'organisateur de la sortie de s'occuper de cet achat)
  * demander le versement d'arrhes aux participants lors de l'inscription à la sortie, d'un montant couvrant le prix du billet de train
  * prise en charge par le club des frais de transport sur place (location d'un véhicule si besoin ou transfert en taxi collectif de la gare au site de grimpe)
  * pas de participation financière demandée aux participants (pour ne pas alourdir une facture déjà chargée par le billet de train)

==== Logement et nourriture ====

Les **frais de logement et de nourriture** sont à la **charge des participants aux sorties, organisateurs compris**.

Pour le logement et la nourriture, chaque organisateur fait un peu comme il veut mais il est préférable de **privilégier** dès que possible des **solutions collectives**, moins chères et plus sympas du point de vue vie associative (repas préparés en commun, hébergement en camping ou en gîte, etc.).

Il faut penser à réserver très tôt les logements en gîte car c'est vite complet, surtout pour des groupes importants.


===== Sortie Initiation =====

Le club prend en charge les frais d'encadrement, c'est-à-dire les **frais de déplacement**, de **logement et de nourriture des initiateurs**.

===== Caisse de solidarité =====

En cas de difficultés passagères pour l'un des participants, d'autres frais pourront être pris en charge. En discuter directement avec l'organisateur, le trésorier et président.

===== Matériel =====

Roc14 propose du matériel pour les sorties : cordes à simple et à double, casques, dégaines, mousquetons à vis, sangles. Il faut en faire la demande le plus tôt possible sur [[materiel@roc14.org|la liste materiel]].

Il est recommandé de :
  * faire une demande **en avance** même si elle n'est pas encore définitive,
  * de faire des emprunts **par personne** et non par groupe afin de responsabiliser les grimpeurs !

Il est également possible d'emprunter des topo. Si le topo n'est pas dans la topo-thèque, il faut l'acheter, l'estampiller Roc14, le rajouter à la topo-thèque et se le faire rembourser.


===== Boîte à outils =====
Pour vous aider dans la gestion des inscriptions pour vos sorties,un googledoc a été créé https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AoUDLp7sjcs8dDdxaHF6SGwwMlp4emhfNmxncWJfVnc&usp=sharing.
il vous suffit de créer une copie de cette feuille, de la mettre a votre goût et de le diffuser.



===== Contacts =====

  * [[bureau@roc14.org|Bureau]],
Piste : • 2018-05-30 • 2019-11-06 • 2019-02-11 • 2010-11-08 • 2018-01-10 • 2018-02-07 • 2010-10-06 • 2011-11-23 • 2011-03-14 • 2011-12-19
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