Différences

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collectif:compte-rendu:2018-0704 [2018/06/30 12:19]
virginie [points pour décision]
collectif:compte-rendu:2018-0704 [2018/07/18 11:02] (Version actuelle)
celinem [points pour décision]
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-====== ​Ordre du jour du collectif du 04 juillet ======+====== ​Compte rendu du collectif du 04 juillet ======
  
 +Présents :
 + 
 +Laurent, Bertrand, Etienne 1, Etienne 2, Djerem, Géraldine, Christophe, Deniz, Dorian, Virginie, Céline
  
 ===== Points pour information ===== ===== Points pour information =====
  
-  * retour sur les réinscriptions +===Sortie initiation falaise 30/06 aux Andelys ===
-  * créneaux été 2018 +
-  * organisation du gymnase la saison prochaine +
-  * Bilan d'​activités+
  
-===== points pour décision =====+Une dernière sortie a été organisée par le pôle formation, 4 débutants seulement, se pose la question de maintenir la motivation tout au long du printemps. ​
  
 +Le système des sorties co-organisée,​ mis en place la saison précédente,​ mériterait d’être relancé pour faciliter l’autonomie des débutants.
 + 
 +===Bilan des réinscriptions===
 +L’utilisation d’Hello Asso est très satisfaisante,​ à la fois pour la mise à jour des coordonnées des membres, la vérification des paiements et aussi l’identification aux pôles.
 +
 +Néanmoins, environ 25% d’erreurs de saisie, souvent des coquilles dans le n° de licence.
 +
 +Une AG beaucoup plus facile également à organiser du côté des réinscriptions avec moins de personnes à inscrire. Ce qui a permis aussi de traiter sereinement les cas complexes et les erreurs sur Hello Asso.
 +
 +Nombreux chiffres communiqués par Bertrand sur le nb de réinscrits par millésime d’adhésion.
 +1/3 des inscrits soir 2017 ont quitté le club ; la moitié des inscrits midi.
 +Au total, 84 midi et 388 soir se sont réinscrits pour la saison 2018-2019.
 +
 +===Créneaux pendant l’été===
 +Comme annoncé au précédent collectif, nous disposons du gymnase du lundi au jeudi de 19h à 22h30.
 +Les créneaux du lundi et du mercredi seront ouverts aux autres clubs FSGT.
 +Il est décidé de partager également le créneau du jeudi avec le CAF, limité à 20 adhérents.
 +
 +===Partage du gymnase avec l’association de gymnastique à la saison 2018-19===
 +La répartition des agrès reste à définir, l’accès au pan est néanmoins préservé.
 +Se pose la question de l’accueil du créneau des bébés et de la place disponible, notamment parce que le tatami prévu sous le grand dévers n’offre pas les conditions de sécurité suffisantes.
 +De même, il faudra peut-être revoir les créneaux partagés avec les clubs voisins pour gérer l’affluence.
 +
 +===Bilan des activités 2017-2018===
 +Chaque année un bilan est produit, notamment à destination de la mairie de Paris pour obtenir la subvention et faire connaître nos activités.
 +
 +La quasi-totalité des contributions des pôles a été reçue, Deniz et Céline se chargent de mettre en forme le tout.
 +
 +===Remplacement des dégaines===
 +182 dégaines / 313 datent de 2014 présentent des signes d’usure.
 +
 +Christophe a alerté les services de la mairie pour anticiper leur remplacement avant la visite de contrôle et éviter que des lignes ne soient fermées.
 +
 +Deux devis ont été sollicités par la mairie auprès de Pyramides : l’un pour les dégaines, l’autre pour les relais.
 +
 +
 +===== Points pour décision =====
 +
 +=== Inscriptions des nouveaux – nombre de personnes tirées au sort ===
 +
 +Sur la base du bilan des réinscriptions et du nombre cible d’adhérents par créneaux (150 midi / 505 soir), il est proposé de **tirer au sort 80 midi et 140 soir**, ce qui est cohérent avec les capacité d’accueil et de formation du pôle en accueil des nouveaux.
 +
 +===Inscriptions des nouveaux – modalités d’inscriptions===
 +L’utilisation d’Hello Asso est plébiscitée,​ y compris pour le dépôt des certificats médicaux.
 +Cela impose néanmoins un timing très serré pour annoncer les résultats, vérifier les inscriptions en ligne et accueillir tout le monde le samedi !
 +
 +Dimanche midi : fin du tirage
 +Lundi : mails aux inscrits ​
 +Vendredi matin : vérification sur la plate-forme et mails aux personnes ayant fait une erreur
 +Samedi : affichage des listes des inscrits confirmés sur Hello Asso
 +
 +===Inscriptions des nouveaux – logistique du samedi 15/09===
 +Des inscripteurs devront être présents. ​
 +
 +Se pose la question de l’espace disponible pour accueillir les nouveaux en présence de la gym. 
 +Sont évoqués d’autres lieux tels que Grimpe 13 ou Jules Noël. Christophe se renseigne sur l’organisation de la gym pour envisager une alternative à A. Milliat.
 +
 +Le collectif du 4/09 a un rôle important pour finaliser les détails logistiques.
 +Un mail à membres doit être envoyé rapidement pour mobiliser les membres à prêter main forte.
 +
 +===Accueil des nouveaux – innovations du pôle===
 +2 séances imposées et non plus 3 afin de proposer des séances en triplette pour conforter l’autonomie.
 +
 +Le rôle des référents est renforcé avec un référent du pôle accueil en appui pour établir les triplettes.
 +
 +Le référent doit être repérable : on ressort les tee-shirts !
 +
 +Le pôle prépare également un trombi des référents.
 +
 +Une **formation des formateurs** sera organisée avant le début des séances, le 15/09 est envisagé.
 +
 +Mise en place d’un système de **parrainage**,​ le parrain étant un référent pour la vie associative,​ seule une séance d’escalade en triplette est imposée.
 +
 +===Porte licence au baudrier===
 +Afin de mieux identifier les grimpeurs autonomes, notamment avec les créneaux partagés avec les clubs voisins, il est adopté le remplacement des cartes membres par un porte licence.
 +
 +Trois couleurs : le midi, le soir, les référents. ​
 +Deniz élabore un logo simplifié pour la fabrication. Christophe passe commande début août (délai 5 semaines).
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 +===Sorties===
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 +  * Bourgogne septembre
 +Est retenue la sortie du 23 septembre, nombre minimum de participants 4. 
 +L’aide du club sera établie au nombre réel de participants.
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 +  * Annot octobre
 +Il est précisé qu’avec 3 jours de formation, le forfait applicable est de 60 € / participant.
 +Le club prend en charge intégralement les frais de BE.
 +Le club peut également fait l’avance des billet de train et les organisateur collectent des chèques d’arrhes à l’inscription à la sortie.
 +
 +  * Camp alpi juillet
 +S’agissant d’une formation il est prévu une subvention de 85€ / participant débutant effectuant la semaine complète.
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 +  * Freissinières juillet
 +S’agissant d’une formation il est prévu une subvention de 60 € / participant au regard de la durée du séjour.
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 +  * Ailefroide fin août
 +S’agissant d’une formation il est prévu :
 +-          Une subvention de 85 € / participant effectuant la semaine complète
 +-          La prise en charge de tous les frais de transport et hébergement des deux formateurs Roc14
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 +===Ouverture des voies===
 +Parallèlement aux ouvertures associatives avec formation, il est proposé de recourir ponctuellement aux ouvreurs professionnels pour renouveler quelques voies.
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 +Est validée une intervention sur une journée de deux ouvreurs vers les vacances de la Toussaint, budget prévisionnel 500 €.
 +La séance d’ouverture formation habituellement organisée en décembre sera peut-être décalée à janvier.
 +
 +===Achat de matériels===
 +Validation de commandes à hauteur de :
 +-          5 000 € prises et modules
 +-          500 € pour 4 crashpads
 +-          250 € pour une vingtaine de mousquetons
  
-  * tirage au sort  
-  * nombre de nouveaux inscrits 
-  * accueil des nouveaux membres (samedi 15 septembre) 
-  * initiation des nouveaux 
-  * port de la licence au baudrier 
-  * Sorties