Compte-rendu du collectif du 8 avril 2009

• Marie Pouilloux,
• Pascaline Lebreton,
• Virginie Dubosclard,
• Adrien Michon,
• Daniel Vaubaillon,
• Jean-Christophe Morisseau,
• Jérémy Dufour,
• Julien Vert,
• Yves Bertini.

Afin d'améliorer les collectifs, voilà ce qui a été retenu :

• réunion une fois par mois d'1h30 avec un ordre du jour précis,
• compte-rendu de séance à faire à chaque fois (il faut que quelqu'un prenne des notes),
• ouvert à tous et continuer au maximum à élargir le collectif :
  • afficher les dates en bas avec un résumé de l'ordre du jour,
  • envoyer un mail sur la liste de diffusion “roc14”,
• nommer des personnes qui seront responsables de travailler sur des points précis abordés pendant la séance afin de déléguer et organiser,

Une liste de diffusion du collectif a été mise en place pour :

• améliorer la diffusion des informations au sein du collectif,
• pré-visualisation des informations diffusés à tous les membres (compte-rendu en interne avant de proposer en externe par exemple),

Elle fonctionne de la manière suivante :

• envoie d'un mail à une adresse unique (roc14.collectif à ml point free point fr) qui le diffuse à tous membres de la liste,
• les mails envoyés par des personnes extérieurs doivent être relu avant d'être diffusés (afin d'éviter le spam et autres),
• le but de cette liste n'est pas de remplacée celle du site qui ne fonctionne pas très bien (mais se système pourra être re-utiliser pour la liste de diffusion des membres de Roc14),
• attention, quand on fait “répondre” cela répond à la liste,
• les mails peuvent parfois mettre quelques heures à arriver, soyez patient !

Afin de définir clairement le rôle du référent de séance, il a été décidé qu'il devra :

• ouvrir et fermer la salle, en faisant respecter les horaires (attention aux douches),
• aider à améliorer la sécurité des grimpeurs : il devra faire une vérification de 5 minutes pendant la séance afin de s'assurer que les règles de sécurités soient respectées,
• interface avec les grimpeurs et le collectif d'animation,
• interface avec les gardiens du gymnase,

Pour rendre le rôle plus officiel auprès de tout le monde, il a été décidé de faire une affiche pour présenter le rôle du référent (en montrant qu'il est là pour rendre service et éviter qu'un accident arrive).

Le guide du référent devra être complétée pour aider les nouveaux référents.

Un calendrier a été mis en place afin de s'assurer qu'il y ait un référent par séance.

Il est disponible à l'adresse : http://spreadsheets.google.com/ccc?key=plbVrZoUBpFGMGXrvXkRYWA

Dans un premier temps, les prochaines semaines seront consacrées au recrutement de référents. L'idée est de pouvoir avoir une liste interne de référent et d'aboutir au projet suivant : sans référent, pas de séance.

Le but n'est pas de fournir aux gardiens du gymnase une liste des référents qui rendrait son rôle trop officiel, ce qui nécessiterait que chacun des référents obtiennent une certification.

Une liste de diffusion “référents” sera crée afin de contacter l'ensemble des référents. Elle sera différente de celle du collectif car il n'y circulera dessus que des informations liés au bon déroulement des séances. Par exemple, elle permettra de faire appel à un volontaire pour assurer la séance d'un soir où personne ne s'est inscrit.

Les séances du vendredi soir sont beaucoup trop rempli : en moyenne, il y a plus de 70 grimpeurs, principalement du CAF.

Outre la surpopulation, la séance est devenu ingérable : sortie en retard, prise de douches à la dernière minute, refus de laisser priorité aux enfants, peu de compréhension lors de remarque sur la sécurité, …

Les solutions proposés sont :

• faire une réunion avec le CAF : l'idée est de demander au CAF de réduire les effectifs autorisé à venir le soir (une vingtaine par exemple), d'insister sur la cohabitation avec le crénau enfant et de respecter les horaires et les conseils des référents,
• déplacer cette séance au lundi soir.

L'utilisation des licences à la journée pose quelque problèmes de sécurités : bien trop souvent un non-autonome se retrouve à assurer un autonome en-tête sans aucune surveillance.

Il faut rappeler que les licences à la journée ne peuvent être utilisés que pour des activités exceptionnelles, telles que le samedi “Lourcine”.

Afin de résoudre le problème et de définir clairement son utilisation, voilà ce qui a été retenu :

• elles ne pourront être utilisés que les samedi,
• un non autonome ne pourra pas assurer sans être surveiller,
• le référent de séance devra être prévenu à l'avance,

* Matériel

+ Gestion
  - lister le matériel que l'on possède,
  - regarder les normes que l'on doit respecter (durée d'utilisation du
    matériel, étiquetage, contrôle, etc).
+ Matériel pour l'extérieur (cordes falaise, dégaines)
  - pas mal de problème au niveau de la gestion,
  - avoir un système pour traquer le matériel en permanence (wiki ?),
  - fixer une date obligatoire de retour, sous peine d'encaissement de la
    caution.
+ Matériel pour la séance
  - beaucoup de choses manques (baudrier, chaussons), que faire ?
  - pousser les membres à ne pas utiliser le matériel de l'armoire
  - garder l'armoire fermé ?
+ Achat de dégaines pour les sorties "extérieurs"
  - quels sont les besoins ?
  - celles actuelles peuvent elles convenir ?
+ Rangement de l'armoire et des malles
  - 3 malles (mur (papier), falaise, référent),
  - liste de l'emplacement du matériel.
+ Achat de nouvelles prises
  - nouveau fabricant.

* Site web

+ Futur
  - conserver le site actuel (évolution difficile, solution "maison"),
  - changer le système d'emails (interface à faire lors des inscription sur
    le site, lenteur possible, inscriptions "forcées"),
  - rajout d'un wiki : base de données de connaissances, centralisation des
    informations pour la gestion de l'association, utilisable pour
    l'organisation des sorties, contenu qui évolue très facilement.
+ Achat d'un nom de domaine
  - pas cher,
  - évolution simple de la partie informatique derrière sans pertes pour
    les utilisateurs (pas vrai pour les mails ?).

* Sorties et autres activités

+ Fontainebleau
  - beaucoup de demandes pour les week-end,
  - organisation de location d'espace pour le week-end ?
  - compte-rendu de la sortie en car du 5 avril (50 personnes),
+ Lourcine
  - compte-rendu.
+ Sortie Vingrau
  - compte-rendu ?
+ Initiation falaises
  - compte-rendu rapide (21 inscrits, 2 mini-bus et une voiture),
+ Nouveau mur à Nanterre
  - quel matériel peut on donner ?
+ Repas de fin de saison
  - barbeque
+ Autre ?