====== Compte-rendu du collectif d'animation du mercredi 02 septembre ======

===== Présents =====

Très nombreux présents pour un collectif qui a duré plus de deux heures.

===== Gestion des cartes de membres =====

Pour rappel, les cartes de membres doivent être présentées aux gardiens à
chaque fois que l'on veut accéder à la salle.

==== Anciens membres ====

Le but est de donner rapidement les licences aux membres.
  * après que toutes les licences aient été rentrées, il faudra faire un listing de tous les membres.
  * lors des créneaux, donner les cartes de membres en cochant sur le listing et en écrivant sur la carte :
    * le nom et prénom,
    * le numéro de licences.
 => Jérémy s'en charge.

==== Nouveaux membres ====

Afin que les nouveaux membres aient aussi leur cartes rapidement :
  * les cartes seront distribuées le vendredi 18 lors de la remise des feuilles d'inscriptions.
  * il ne sera pas possible d'inscrire le numéro de licences, il faudra le plus tard (lors de la distribution des licences).

==== Invités ====

Les invités sont divisés en deux catégories :
  * les CAFistes qui auront une carte ''invité'', avec ''Lundi'' marqué dessus.
  * les autres club FSGT n'auront pas de carte de membres et devront présenter leur licence aux gardiens.

Il faudra s'occuper de contacter le responsable du CAF afin de transmettre les
cartes invités. Pour le moment, nous limitons leur nombre à 20. Il faudra
aussi écrire le jour d'accès dessus (Lundi).

=> Julien s'en charge.

==== Commandes de cartes ====

Comme il n'y a pas assez de cartes, il en faudra en commander de nouvelles :
   * environ 200 avec l'inscription ''midi'' à la place de ''membres''.

=> Julien se charge d'en commander de nouvelles rapidement.

==== Ré-utilisation pour les années suivantes ====

La question est de savoir comment on peut ré-utiliser les cartes pour les
années suivantes sans laisser la possibilité de pouvoir rentrer sans s'être
officiellement ré-inscrit.

Une des solutions proposée consiste à coller un sticker fait main (pour qu'il
ne soit pas facilement reproductible.

Une autre solution considérait à refaire des cartes avec une nouvelle couleur
(un peu comme les vignettes de voitures).

==== Divers ====

Comme le créneau extérieur à changer du vendredi au lundi pour cette nouvelle
année afin de libérer les créneaux enfants, il faudra modifier et notifier les
autres clubs de ce changements. ( en particulier le lien sur le site de FSGT [[http://fsgt94.org/articles/view.php/1093/grimper-chez-les-voisins|ici sur la fsgt94.org]]

=> Jérémy s'en charge.

==== Licence à la journée ====

L'initiative qui avait été lancé l'année dernière est conservée (à savoir :
pouvoir inviter une personne à venir découvrir l'escalade le samedi).

Il faut revoir l'affiche afin qu'elle inclut :
  * maintenir la limitation au samedi et à l'absence de grimpe en tête et d'assurage de l'invité,
  * limitation en nombre de personnes (1 invité par personne),
  * demande à l'avance afin de récupérer une licence à la journée pour la présenter aux gardiens à l'entrée lors du jour J.

=> Jérémy s'en charge.


===== Point d'avancement avec la mairie =====

==== Gestion des créneaux ====

Nous avons les même créneaux que les années précédentes.
le créneau 'enfants' serait mieux placé le mardi soir, plutôt que le mercredi. Il faudra voir en milieu d'année avec la mairie et les autres utilisateurs du Mur pour le décaler en 2010-2011.


Certaines dates de fermeture nous ont été communiquées à l'avance. Il serait
bien de les diffuser à l'avance pour que les membres ne soient pas prévenu au
dernier moment.

=> Adrien se charge de rappeler les dates de fermeture sur la liste du
collectif.

=> Julien doit se renseigner pour savoir comment on fait une demande pour
obtenir exceptionnellement des créneaux (le dimanche par exemple) et les
délais nécessaire au bon déroulement d'un telle requête.

==== Pan & renouvellement des dégaines ====

Afin de relancer le projet de pan et du renouvellement des dégaines, Julien
tente d'obtenir un rendez-vous avec l'adjoint au sport du 14ème, Mr
Jarousseau.

Pour le moment, des dates ont été proposées, mais nous sommes en attente d'une
réponse de sa part.

Afin de s'assurer que les dégaines soient bien remplacées cette année,
Entre-Prises (responsable de la vérification du mur) a été contacté pour leur
demander de proposer également à la mairie le renouvellement des dégaines du
mur.

=> Julien se charge de suivre et relancer Mr Jarousseau.


===== Liste de diffusion =====

Il faut créer sur un nouveau système de liste (de type mailman, sympa) avec
les listes suivantes :
  * membre : pour contacter tous les membres de Roc14 (limité à l'envoie à certaines personnes),
  * collectif : l'ensemble des membres impliqués au sein du collectif,
  * info : une adresse générale pour les personnes extérieur puissent contacter le bureaux de l'association.
  * matériel : pour les demandes de matériels,
  * référent : pour que les référents puissent s'organiser entre eux.

Pour la liste de diffusion des membres, l'idée est de repartir de rien. En
détail, un mail sera envoyé à tout le monde grâce à l'ancien système en
proposant une procédure à suivre pour s'inscrire sur le nouveau système.

===== Les référents =====

==== Côté gardiens ====

Nous conservons le système de l'année précédent, à savoir éviter de donner une
liste des référents aux gardiens qui nous empêcheraient d'accéder à la salle
en l'absence de l'un d'entre eux.
==== Côté référents ====

=== Rôle ===

Les rôles du référent sont :
  * ouvrir et fermer la salle (en faisant bien respecter les horaires !),
  * ouvrir et fermer la malle à cordes et autre rangement de matériels,
  * assurer la sécurité des grimpeurs en prenant quelques minutes pour regarder l'assurage de chacun,
  * c'est le point d'entrée pour toutes les demandes des grimpeurs.

=== Calendrier ===

Le calendrier de l'année dernière à bien fonctionné. Nous allons donc conservé
le même système.

Son fonctionnement est le suivant :
  * de s'inscrire sur la feuille "contact" (situé en bas de la page) en son nom, prénom, téléphone et son email (pour pouvoir être contacté en cas de soucis),
  * de s'inscrire en tant que référent primaire si on est sûr de pouvoir venir ou en tant que référent secondaire si on n'est pas sûr de pouvoir être là ou durant la totalité du créneau.

=> Adrien (et Jérémy) sont les points de contacts pour les référents.


===== Organisation des nouveaux =====

==== Inscriptions ====

Pour le jeudi 10 septembre, le midi, il y aura : Pierre, Benjamin, Amauri et
Marie-Claude.

Pour le vendredi 11 septembre au matin, il manque quelques personnes entre 8h
et 10h.

==== Guide du membre de Roc14 ====

Le guide sera distribué lors de l'inscription afin de répondre à la majorité
des questions.

Il faudra valider les versions du guide pour le lundi 7 septembre.

Muriel s'occupe de les imprimer et d'en déposer à la salle.

==== Soirée de bienvenue ====

Elle aura lieu le vendredi 18 à partir de 19h. Il sera possible de grimper
plus tard dans la soirée.

Chacun (y compris les nouveaux membres) amènent un petit quelque choses à
manger ou à boire, sa spécialité préférée !

==== Séances de formation ====

On va essayer de faire participer Yves Renoux et d'appliquer au maximum sa
méthode (FIXME plus d'information sur sa méthode).

Il faudra également s'occuper de faire des passports pour les débutants afin
de suivre leur évolution.

=> Prévenir les anciens membres de la non possibilité de grimper les soirs de
formations et que nous recherchons activement des gens pour aider à la
formation.

===== Prochain collectif =====

Le prochain collectif aura lieu le lundi 5 octobre à 20h au gymnase.